Hoy en día los hoteles se enfrentan a muchos retos. Gestionar un hotel ya no consiste solo en asignar habitaciones y atender a los huéspedes. Los procesos deben diseñarse de forma eficiente, descargar al personal y, al mismo tiempo, crear una experiencia excepcional para el cliente. Un PMS software apoya a los hoteleros precisamente en esto. En esta guía explicamos de forma breve y clara qué puede hacer un PMS, qué funciones son importantes y en qué fijarse en la aparentemente interminable oferta de módulos adicionales para seguir teniendo éxito en el mercado.
PMS significa Property Management System. El término “software de gestión hotelera” también se utiliza comúnmente como sinónimo.
Un hotel PMS software es una solución que apoya a los hoteles en todas las operaciones diarias. Desde la reserva y el check-in hasta el pago y el check-out, un PMS está en uso constante. Como plataforma central, conecta todas las áreas operativas de un hotel.
El PMS software no solo se utiliza en hoteles, sino también en muchos otros tipos de alojamientos. Desde hostales hasta centros de conferencias o campings: cada negocio necesita el software adecuado para gestionar sus recursos y servicios.
La tecnología se ha vuelto esencial en la hostelería porque aporta enormes ventajas. Para seguir siendo rentable mes tras mes, el PMS software respalda todos los procesos clave.
Una de las mayores ventajas es la automatización. Muchas tareas cotidianas en un hotel requieren mucho esfuerzo manual; con un PMS estas tareas se pueden automatizar. El personal gana más tiempo para centrarse en el servicio al cliente y crear experiencias memorables.
La automatización también ayuda a abordar la escasez de mano de obra del sector, intensificada por la pandemia de COVID-19. Muchos hoteles tuvieron que cerrar durante meses y numerosos empleados abandonaron el sector. La tecnología alivia al equipo al asumir tareas que consumen tiempo y permitir un mejor uso de los recursos internos.
Todas estas ventajas contribuyen directamente al objetivo principal de un hotel: aumentar el ROI (retorno de la inversión). Un Property Management System ayuda a mejorar la eficiencia operativa, identificando oportunidades para aumentar los ingresos o reducir costes en todas las áreas.
Según un estudio de 2025 de HotelTechReport, el 99 % de los hoteleros cree que en los próximos cinco años se utilizará más tecnología para gestionar hoteles y el 86 % afirma que su PMS es el sistema más importante en sus operaciones diarias.
Control de disponibilidad online, restricciones y cupos.
Algunos proveedores de PMS solo cubren las funciones básicas. Otros, en cambio, combinan funciones principales y módulos adicionales en un único paquete de PMS software para hotel. Esto permite que la mayor parte del “tech stack” provenga de un solo proveedor, con soporte, actualizaciones y preguntas a través de un único canal.
Un PMS software All-in-One combina las funciones principales con una amplia gama de características adicionales en un único paquete de software hotelero. Esto permite a los hoteles obtener gran parte de su “tech stack” de un solo proveedor. Un “tech stack” se refiere a todas las tecnologías utilizadas en un negocio. En lugar de trabajar con muchos sistemas diferentes, la mayoría de las tareas se gestionan y controlan de forma centralizada.
Tener un único punto de contacto central para soporte, actualizaciones y consultas es una gran ventaja. En vez de tratar con múltiples proveedores, todo se canaliza por un único interlocutor. Esto ahorra tiempo y esfuerzo al no necesitar comunicación paralela con distintos partners.
Los sistemas All-in-One PMS son modulares: los hoteles no necesitan comprar todas las funciones disponibles sino elegir las que mejor se adapten a su operación. Esto resulta especialmente valioso para cooperaciones a largo plazo, ya que los requisitos de software hotelero pueden cambiar con los años.
No hay dos hoteles iguales; cada uno tiene sus propios procesos y formas de trabajar. Un resort de lujo tiene requisitos de software muy diferentes a los de un pequeño hotel boutique en la ciudad. Un PMS software modular permite a los hoteles seleccionar solo los módulos que realmente necesitan.
Además, los hoteles cambian sus objetivos, partners y prioridades con el tiempo. Como el sistema de gestión de propiedades es el corazón de cada hotel, debe adaptarse con flexibilidad para crecer junto al negocio. Los ajustes en el “tech stack” no deberían ser un problema y los módulos deberían ser fáciles de añadir o intercambiar.
La tecnología evoluciona rápidamente en todos los sectores, incluida la hostelería. Surgen constantemente nuevas herramientas, integraciones y servicios digitales. Con un PMS modular, estas innovaciones pueden integrarse rápidamente sin reemplazar todo el sistema. Un partner tecnológico fiable proporciona actualizaciones periódicas y nuevos módulos para mantener el ritmo de los avances.
Cuando la tecnología empezó a ganar impulso en la hostelería, el software de gestión hotelera se instalaba normalmente como una solución “on-premise”. On-premise significa que el PMS software funciona en los propios servidores y redes del hotel, en su ubicación física.
En los últimos años, sin embargo, ha habido un claro cambio de las soluciones on-premise a las soluciones en la nube. Una “cloud” es una red de servidores que permite almacenar datos y utilizar software a través de internet.
API significa “Application Programming Interface”. En el pasado, la mayoría del software se desarrollaba escribiendo primero el código principal y añadiendo la API después como conexión a otros sistemas, lo que a menudo causaba problemas cuando era necesario hacer ajustes o cambios.
Hoy en día, muchas empresas de software como SIHOT utilizan un enfoque API-first. En desarrollo de software, esto significa que primero se diseñan las APIs y después se escribe el código. Esto hace que la integración de distintos sistemas en el PMS software sea mucho más sencilla.
Aunque un PMS All-in-One combine muchas funciones y módulos, nunca cubrirá absolutamente todo. Por eso, incluso al elegir un All-in-One PMS, siguen siendo esenciales las interfaces con partners.
Los hoteles dependen de numerosos sistemas especializados, por ejemplo channel management, revenue management o soluciones de spa y wellness. Muchas de estas herramientas llevan años utilizándose y están probadas en las operaciones diarias. Al cambiar a un nuevo Property Management System, los hoteleros suelen querer conservar sus soluciones de partners de confianza. Para que esto funcione sin problemas, el PMS software debe ofrecer una amplia gama de interfaces para garantizar una integración perfecta.
Si se va a añadir un nuevo partner tecnológico al “tech stack” existente, es una gran ventaja que ya exista una interfaz con el PMS, o que el proveedor de PMS pueda ofrecer una nueva integración rápidamente. En SIHOT ofrecemos interfaces con muchas soluciones de partners consolidados – puedes ver un resumen aquí si te interesa.
Al cambiar de software hotelero, el primer paso es formar adecuadamente al personal. Trabajan con el sistema a diario y deben conocerlo a fondo para usarlo eficazmente y aprovechar todas sus funciones. Sin formación, un PMS generaría más trabajo en lugar de menos. Según el proveedor, la formación puede realizarse in situ en talleres de varios días o completamente online.
Incluso después de una introducción detallada, pueden surgir nuevos retos con el tiempo, lo que hace esencial contar con un equipo de soporte competente. Dado que las actualizaciones o problemas técnicos pueden ocurrir en cualquier momento, el equipo de soporte del proveedor de PMS software debe estar siempre disponible para ofrecer asistencia directa y mantener las operaciones sin interrupciones.
Lamentablemente, muchos proveedores subcontratan ahora su soporte, lo que puede marcar la diferencia cuando hay que resolver problemas urgentes. El soporte debe ser accesible por teléfono y no limitarse solo a consultas por correo electrónico, como ocurre a menudo con muchos “paquetes básicos”.
Muchos de los puntos mencionados deben considerarse al seleccionar un PMS software. Los criterios más importantes incluyen:
Elegir el PMS software adecuado es una inversión importante tanto en tiempo como en costes. Implantar un nuevo sistema implica mucho trabajo hasta que tú y tu equipo os adaptéis completamente y podáis usarlo con eficacia. Por eso es esencial evaluar cuidadosamente de antemano qué solución se adapta mejor a la operativa de tu hotel.
Un nuevo PMS debe servir como partner a largo plazo durante muchos años, si no décadas. Debe adaptarse a los cambios dentro del negocio y no reemplazarse a la ligera cada pocos años.
Muchos huéspedes esperan servicios digitales como check-in online, llave móvil o pagos sin contacto para hacer su estancia más cómoda y flexible. Sin embargo, no todas las soluciones encajan en todos los hoteles. Lo importante es que los servicios digitales se ajusten al público objetivo y al concepto del hotel. Mientras que los viajeros de negocios valoran procesos eficientes que ahorren tiempo, los huéspedes de un resort de lujo pueden preferir un servicio más personal.
Antes de cualquier inversión, conviene analizar dónde se producen los mayores cuellos de botella en las operaciones diarias. Si la recepción tiene poco personal, los procesos de check-in y check-out digital pueden aportar alivio. Si la comunicación interna tarda demasiado, las actualizaciones automatizadas de housekeeping pueden ayudar. El objetivo no es sustituir la hospitalidad personal, sino utilizar los servicios digitales allí donde aporten más valor. Las tareas rutinarias pueden gestionarse digitalmente para ahorrar recursos y dejar una impresión moderna.
El Digital Guest Journey suele comenzar antes de la llegada: los huéspedes pueden comunicar su hora de llegada online, recibir información o reservar upgrades. El check-in online permite un inicio de estancia fluido, las llaves móviles reducen los tiempos de espera en recepción y la comunicación digital facilita solicitar servicios o pagar directamente desde el smartphone. El check-out también puede hacerse sin contacto, dando flexibilidad a los clientes y aliviando la carga del personal.
Con un software de gestión hotelera que integre el Digital Guest Journey, todos los puntos de contacto de la estancia –desde la reserva hasta la salida– están conectados en un solo sistema. Esto reduce procesos manuales, evita errores y permite al personal centrarse totalmente en el servicio al cliente. La digitalización debe implantarse allí donde aporte un valor real para huéspedes y empleados. Te recomendamos nuestro ebook gratuito para sumergirte en la trasnformación digital de los hoteles.
Se espera que el uso del yield management se extienda a medida que los gestores hoteleros confíen más en la tecnología. A través de precios dinámicos, las tarifas de las habitaciones se ajustan de forma flexible según la capacidad, la estacionalidad, los precios de la competencia y muchos otros factores. Esto incrementa los ingresos y funciona de forma totalmente automática sin necesidad de ajustes manuales.
También será cada vez más importante tomar decisiones basadas en datos sólidos en lugar de basarse solo en la intuición. Con los datos recopilados como base, los hoteleros pueden identificar claramente áreas de mejora y tomar decisiones en consecuencia.
Además, el software hotelero seguirá evolucionando en los próximos años. La inteligencia artificial está en auge y se convierte en parte de la vida y el trabajo diario. Por ejemplo, los chatbots son cada vez más realistas en la comunicación y, a largo plazo, podrían gestionar gran parte de las interacciones con los huéspedes. Otros ámbitos también mostrarán dónde la IA puede ofrecer apoyo o incluso asumir tareas por completo.
La tecnología desempeñará por tanto un papel aún mayor en la hostelería y apoyará a los hoteles en muchas áreas diferentes.
Hoy en día, el PMS software es mucho más que una herramienta administrativa: es la plataforma central de la operación hotelera. Automatiza las tareas diarias y libera tiempo valioso para centrarse en los huéspedes.
Ya sea check-in online, integraciones con partners o extensiones modulares, el software hotelero debe adaptarse a la propiedad y crecer con sus retos. Para seguir siendo rentable a largo plazo, los hoteles necesitan adoptar la digitalización sin perder de vista la hospitalidad personal.
En SIHOT estaremos encantados de ayudarte a encontrar el PMS software adecuado para tu negocio: solo tienes que reservar una cita con nosotros.
Todos los hoteleros saben que facilitar pagos seguros en hoteles es fundamental para el éxito.
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