Cetina Hotels & SIHOT + Binding Identity

Resultados:

• +40.000 check-ins realizados desde enero de 2025.
• 5 segundos Fast Check-in.
• 20 segundos check-in clásico.
• ≈100 % de efectividad actual en las lecturas.

Desde 2019, Cetina Hotels ha crecido y evolucionado, y con ese crecimiento también ha aumentado la complejidad de su operativa. Contar con una misma base tecnológica ha permitido a la cadena estandarizar procedimientos, simplificar tareas y trabajar de forma más homogénea entre sus establecimientos.

Sin embargo, esa estandarización persigue un objetivo muy concreto: hacer más sencilla la gestión sin perder el carácter propio de cada hotel ni la cercanía que define a una experiencia boutique.

Para Cetina, la tecnología no es un fin en sí mismo. Debe trabajar en segundo plano y permitir que los equipos concentren sus recursos donde realmente aportan valor: en escuchar, atender y cuidar al huésped.

Ese planteamiento resultaba especialmente importante en uno de los momentos clave de la experiencia hotelera: la llegada.

Antes de incorporar Binding Identity, el registro del huésped era un proceso considerablemente más manual. El equipo debía recopilar, revisar e incorporar la documentación en el sistema.

El proceso funcionaba, pero suponía una carga administrativa importante para recepción. Especialmente visible cuando coincidían varias gestiones o llegadas en momentos de alta ocupación.

A ello se sumaban las comprobaciones de datos y la posibilidad de cometer errores inherente a cualquier proceso manual.

Para Cetina, sin embargo, había una consecuencia todavía más importante: cada minuto dedicado al procedimiento era un minuto que recepción no podía dedicar a la persona que acababa de llegar al hotel.

Digitalizar el check-in debía servir, por tanto, para algo más que simplemente “hacerlo rápido”.

En 2022, Cetina Hotels se convirtió en la primera cadena en pilotar Binding Identity (una solución de registro e identificación digital de huéspedes que automatiza la captura y validación de sus datos durante el check-in).

La integración con SIHOT permitió conectar la captura y validación de la información del huésped con el PMS, creando un flujo mucho más automatizado desde su llegada.

Binding Identity realiza la lectura electrónica de los datos del documento, los valida, completa la hoja de registro y calcula campos adicionales necesarios para el proceso, además de permitir la firma digital del huésped.

Una vez recogida la información, la integración permite que los datos fluyan hacia SIHOT sin tener que volver a introducirlos manualmente, actualizando el cardex con la información validada.

Esto resulta especialmente relevante cuando se trata de huéspedes recurrentes. Si Binding Identity ya dispone de sus datos validados, el Fast Check-in simplifica el proceso hasta el punto de que el huésped puede completar su registro prácticamente con la firma.

La automatización también facilita la gestión de la información necesaria para SES.HOSPEDAJES, reduciendo tareas manuales en los procesos de validación y envío y ayudando a minimizar posibles errores.

Para el equipo de Cetina, la implantación fue progresiva y la adaptación resultó natural: cuando una herramienta elimina pasos de una tarea que se repite constantemente, su utilidad se percibe rápidamente en el día a día.

Cuatro años después de aquel primer proyecto, quizá una de las mejores señales de que la integración está plenamente consolidada sea precisamente que el equipo haya dejado de pensar en ella como una herramienta adicional.

SIHOT y Binding forman ya parte del flujo habitual de trabajo de Cetina. La información pasa de un sistema a otro, se reducen pasos manuales y recepción puede gestionar el proceso sin añadir nuevas capas de complejidad a su operativa.

Desde enero de 2025, se han realizado más de 40.000 check-ins con la solución, con una efectividad actual en las lecturas cercana al 100 %.

El proceso puede completarse en alrededor de 20 segundos en un check-in clásico. Para un huésped cuyos datos ya han sido validados, el Fast Check-in puede reducir ese tiempo a aproximadamente cinco segundos.

Pero para Cetina, esos segundos solo son relevantes por lo que permiten hacer con ellos.

La llegada es el primer contacto personal entre el huésped y el hotel. En un establecimiento boutique, donde la cercanía, la personalización y el cuidado de los detalles forman parte de la propuesta de valor, ese momento adquiere todavía más importancia.

Al automatizar tareas administrativas, el equipo de recepción puede dedicar más atención a responder preguntas, recomendar lugares, explicar los servicios del hotel, detectar necesidades o simplemente recibir al huésped con más calma.

La llegada deja así de estar centrada en completar un procedimiento y pasa a estar centrada en la persona.

Esta filosofía también cambia la manera de entender la digitalización. El objetivo no es eliminar el contacto entre el huésped y recepción, sino decidir qué tareas puede asumir eficazmente la tecnología para que las personas puedan concentrarse en aquellas en las que aportan verdadero valor.

La experiencia de Cetina, SIHOT y Binding demuestra cómo un Digital Guest Journey conectado puede ir mucho más allá de sustituir procesos manuales por procesos digitales.

Cuando diferentes soluciones trabajan de manera conectada, la tecnología puede asumir silenciosamente una parte importante de la carga administrativa: capturar y validar información, actualizar sistemas, evitar duplicidades y facilitar el cumplimiento de procesos necesarios para la operativa.

Mientras todo eso sucede en segundo plano, la recepción puede concentrarse en lo que ninguna tecnología puede sustituir: escuchar, conversar, interpretar las necesidades del huésped y adaptar la bienvenida.

Cetina quiere seguir avanzando precisamente en esa dirección: un modelo en el que la tecnología se encargue cada vez más de las tareas administrativas y el equipo pueda dedicar más tiempo a la relación con el huésped.