Collegium Glashütten – Zentrum
für Kommunikation y SIHOT

El Collegium Glashütten – Zentrum für Kommunikation es un hotel y centro de conferencias situado en la región de Taunus, propiedad de Commerzbank AG. Para que los seminarios, reuniones y conferencias sean un éxito, se necesita algo más que el espacio físico para trabajar; se necesita un ambiente de trabajo relajado que fomente la concentración, un entorno agradable que fomente la creatividad y permita recargar las pilas y una organización de eventos bien diseñada que contemple hasta el más mínimo detalle del servicio. En el Collegium Glashütten, nos hemos propuesto crear las condiciones ideales para la realización de eventos. En un entorno natural y retirado pero bien comunicado, situado cerca de Frankfurt en la región de Rin/Meno, este hotel y centro de conferencias de 4 estrellas cuenta con 27 salas polivalentes y bien iluminadas con capacidad para hasta 200 personas. Los espacios amplios del interior, un gran jardín y sus terrazas crean espacios para inspirar el diálogo en cualquier época del año. Nuestras 127 confortables habitaciones con vistas a las verdes colinas del Taunus o nuestras modernas instalaciones de spa y fitness son perfectos para relajarse y recuperarse. Las colinas de Taunus comienzan justo a la entrada del hotel, y ofrecen muchas posibilidades para disfrutar de la naturaleza, realizar actividades grupales o de team building. Nuestro equipo de cocina y servicio ofrece una cocina variada durante su conferencia – y naturalmente para cualquier evento especial.

Colaboración:

SIHOT y the Collegium Glashütten trabajan juntos desde 2020. Antes, llevaban 20 años utilizando el mismo PMS y el motivo del cambio fue la necesidad de actualizar procesos anticuados y mejorar la gestión de la información que llevaban a cabo mediante excels y que complicaba el trabajo diário de los trabajadoes. Tras una búsqueda exhaustiva comparando diferentes PMS y un proceso de contratación muy pormenorizado, nos decidimos por SIHOT poco antes del inicio de la pandemia mundial, esto supuso que la implementación de SIHOT debió hacerse en medio de este escenario escenário, con la limitación de recursos correspondiente y convirtiendose un gran reto para ambas empresas

“Debido a la situación, hubo retrasos por ambas partes, pero estamos realmente satisfechos con el resultado actual,” afirma el Sr. Nordmann, Director General del Collegium Glashütten.

La implantación del sistema se llevó a cabo en pleno confinamiento pero SIHOT nos apoyó con numerosas videollamadas. Además de que el sistema se adaptó a nuestras necesidades, el equipo de SIHOT se ocupó de de cada problema, ofreciendo una solución tan rápido como fue posible.

Por qué elegísteis SIHOT?

Apreciamos que la sede de la empresa estuviera en Alemania. Gracias a la proximidad del soporte y al asesoramiento en alemán, evitamos las barreras culturales y lingüísticas. Otro factor importante fue que estuviera disponible una versión en la nube del módulo de eventos.

„El módulo de gestión de eventos integrado en el PMS y en la nube, era algo que sólo nos proporcionaba SIHOT. No hemos podido encontrar un sistema similar en la nube.“ 

Andreas Nordmann, Director General de Collegium Glashütten

Cuál ha sido el principal cambio desde que trabajan con SIHOT?

El cambio a SIHOT nos ha ayudado a optimizar procesos que llevamos utilizando 20 años y ha conseguido mejorar la eficiencia de todos los procesos y que podamos prescindir de nuestras antiguas excel.

Ahora sabemos en tiempo real qué evento está teniendo lugar en cada uno de nuestros espacios. La herramienta de comunicación interna nos es de gran ayuda y también lo es que las reservas de eventos y salas estén ahora completamente automatizadas. Otras áreas que han mejorado son la distribución, la previsión y el soporte».

Cuáles fueron los principales retos que pudieron afrontar con SIHOT?

1. Encontrar un sistema SaaS que combinara la gestión de eventos y el PMS

Tras una búsqueda exhaustiva, no encontramos otra solución SaaS que combinara la gestión de eventos con el PMS y que al mismo tiempo cumpliera con nuestros necesidades. La única solución comparable que quizá hubiéramos podido considerar era «on premise» y, la descartamos por ese motivo. Por tanto, recomendaría SIHOT especialmente a los colegas del sector MICE».

Ahora podemos gestionar las reservas sin papel. Además, sabemos en todo momento que salas están ocupadas y con qué evento. Las herramientas de planificación visual nos permiten visualizar de forma sencilla los eventos más complejos. Los compañeros pueden ponerse al día o asignar tareas a través de la herramienta de comunicación interna. El sistema puede generar automáticamente contratos, órdenes de servicio y notificaciones por correo electrónico.

SIHOT ha desarrollado para nosotros una funcionalidad que nos permite gestionar ágilmente el envío y almacenamiento de paquetes. Por otro lado, nuestra lista de pensiones es muy compleja y también aquí hemos experimentado un alto grado de personalización por parte de SIHOT. Podemos ver con un solo clic cuáles y, sobre todo, cuántos servicios de restauración tenemos por punto de venta.

„Recomendaría SIHOT especialmente a los colegas del sector MICE“

Andreas Nordmann, Director General de Collegium Glashütten

2. Personalización

Lo que más me convenció de SIHOT fue su alto grado de customización del sistema. Al principio pensamos que tendríamos que adaptarnos al funcionamiento del PMS pero el software ha sido capaz de adaptarse a todas nuestras necesidades. En la primera reunión no nos enseñaron el funcionamiento de SIHOT sino que nos preguntaron cuáles eran nuestras necesidades en relación con SIHOT. Podríamos describir el proceso como una utilización de las metodologías ágiles con la finalidad de adaptar SIHOT a nuestras necesidades. Siempre trataron de encontrar una solución a nuestras necesidades. Además de las funcionalidades personalizadas para el módulo de eventos, también obtuvimos una muy buena solución para poder hacer frente a un particularidad interna relacionada con la gestión del IVA. Al pertenecer a Commerzbank, estamos sujetos al procedimiento de IVA del grupo y era importante que el sistema no cobrara el IVA a las reservas de hotel y eventos de los empleados de Commerzbank. Para nosotros era muy importante poder gestionar de forma automatizada reservas sujetas y exentas de IVA y poder integrar esto en nuestras previsiones. Además, todos los documentos pudieron adaptarse a la imagen corporativa de Commerzbank, ya que al ser una empresa del grupo necesitamos seguir las mismas pautas y que nuestro sistema fuera capaz de implementarlas.

„Lo que más me convenció de SIHOT fue su alto grado de customización“

Andreas Nordmann, Director General de Collegium Glashütten

Resultados

¿Qué resultados han conseguido desde el inicio de la colaboración?

Sólo llevamos unos meses trabajando con SIHOT, pero puedo decir claramente que hemos sido capaces de agilizar los procesos de trabajo en muchas áreas. Ya sea a final de mes o en la preparación semanal de los procesos internos. Las tareas que se comunicaban a los jefes de equipo siempre llevaban de 2 a 3 horas. Ahora hemos eliminado por completo ese tiempo y nuestros jefes de equipo pueden centrarse en cosas más importantes. Las reservas de las agencias de viajes online solían registrarse manualmente y gracias a la interfaz con SIHOT, las reservas entrantes se procesan ahora automáticamente, lo que nos ahorra mucho tiempo. Al agilizar los procesos, conseguimos un notable ahorro de costes cada mes.