Reserva Alecrim
Eco Suites Resort y SIHOT

Situado en las colinas de la costa portuguesa del Alentejo, Reserva Alecrim Eco Suites Resort ofrece a los huéspedes una forma lujosa y sin pretensiones de reconectar con la naturaleza. Ubicado en un terreno de 24 hectáreas, el personal del complejo estaba atado a sistemas manuales de facturación y carecía de la tecnología necesaria para añadir experiencias y servicios a la factura de la habitación, lo que frustraba a los huéspedes que querían hacer un solo pago y provocaba retrasos en la salida. Gracias al impulso del director del hotel, Lurio Alves, se instaló SIHOT en enero de 2022 y el complejo ahora utiliza SIHOT.PMS, SIHOT.POS, Channel Manager y SIHOT.TRUST. 

1. La automatización mejora la experiencia de los huéspedes

Reto:
El anterior PMS del complejo no se integraba con otros sistemas, lo que provocaba la frustración de los huéspedes. Por ejemplo, cuando cenaban en uno de los tres restaurantes del complejo, los huéspedes no podían cargar la factura a su habitación y al hacer el check out había que crear las facturas manualmente ya que el PMS no funcionaba con el sistema de contabilidad. Esto provocaba más retrasos y frustraciones para los clientes, además de restar tiempo al equipo de recepción.

Solución:
Con el PMS y el POS de SIHOT, los huéspedes pueden ahora cargar en su habitación productos y servicios adicionales tanto en el propio resort como con socios seleccionados. Los recepcionistas son capaces de procesar las facturas en pocos minutos, con solo unos pocos clics. Cuando antes se tardaba una media de 20 minutos. Además, las soluciones cloud de SIHOT permiten al equipo del complejo turístico acceder a los informes desde cualquier lugar.

“Se trata de simplificar los procesos y con SIHOT eso es posible. Incluso la formación del nuevo personal es rápida: con el antiguo sistema solía llevar casi un mes antes de que el personal se sintiera seguro al utilizarlo, ahora están en funcionamiento en una semana.”

Lurio Alves, Director de Reserva Alecrim Eco Suites Resort

2. Comunicación

Reto:
Ofrecer focos de privacidad alrededor del complejo es un atractivo clave para los huéspedes. Sin embargo, a efectos operativos, puede complicar el trabajo. Comunicar los requisitos únicos de los múltiples formatos de alojamiento y los servicios que ofrece el recinto de 24 hectáreas era a menudo imposible. Esto significaba que el personal trabajaba a menudo sin información comercial actualizada, necesaria para tomar decisiones inteligentes en tiempo real.

Solución:
Los informes de SIHOT son accesibles para todos los departamentos con sólo pulsar un botón. La información del POS se incorpora al PMS y viceversa. Esto ayuda a Reserva Alecrim a gestionar mejor sus operaciones diarias, sin tener que perder el tiempo persiguiendo a los compañeros por el recinto para obtener la información. La mejora de la visibilidad de los informes también ha contribuido a la generación de ingresos, ya que los jefes de departamento pueden incentivar a sus equipos para que realicen upselling cuando sea necesario.

“SIHOT nos ha proporcionado herramientas que ayudan a todos los departamentos y nos está ayudando a tomar medidas para seguir mejorando nuestra oferta y la experiencia de los clientes. Nos ha permitido mejorar nuestra comunicación y unir a todos los equipos.” 

Lurio Alves, Director de Reserva Alecrim Eco Suites Resort

3. Integraciones

Reto:
Reserva Alecrim quería un sistema que proporcionara mayor flexibilidad para el futuro crecimiento del negocio y que funcionara con otros sistemas. El anterior PMS era un sistema muy autónomo, que no proporcionaba información al departamento financiero o a los restaurantes del resort, lo que tenía un impacto negativo en el crecimiento general del negocio.

Solution:
Las soluciones de SIHOT permiten al resort integrarse con una serie de tecnologías, incluidos channel managers. El atractivo inicial de SIHOT fue su integración con el sistema de facturación del complejo, pero va más allá: también se integra con las herramientas de revenue, marketing y operaciones. Esto les ha ayudado a hacer crecer su negocio, incluyendo asociaciones con agencias de viajes internacionales que requerían integraciones para la disponibilidad en vivo.

“Ahora tenemos más información, lo que nos hace mejores y nos ayuda a conseguir lo que queremos. Sencillamente, no habríamos podido crecer con nuestro anterior PMS ¡es como comparar una piedra con un diamante!”

Lurio Alves, Director de Reserva Alecrim Eco Suites Resort

RESULTADOS

Desde la implantación de SIHOT, Reserva Alecrim ha incrementado las valoraciones de los huéspedes en Booking.com y Google, al tiempo que ha logrado un aumento del 60% en el gasto de los huéspedes al ofrecer más servicios y experiencias, y su unidad de negocio de restauración se ha beneficiado de un aumento del 70%. Además, la empresa dispone de más información sobre el rendimiento de sus reservas para comprender mejor cómo optimizarlas, ya que más del 70% son reservas directas, lo que ayuda a incentivar al personal y a sus socios de canal.

La digitalización de sus procesos operativos, financieros, administrativos y de reservas ha permitido reducir significativamente la presión sobre el personal, eliminando casi por completo la necesidad de realizar 44 horas extra al mes como resultado de la automatización de tareas. El tiempo del check out se ha reducido en un 75%, y la incorporación del nuevo personal al sistema ha pasado de un mes a una semana.