Collegium Glashütten – Centro para a Comunicação e o SIHOT

O Collegium Glashütten – Centro para a Comunicação é um hotel de conferências na região de Taunus e pertence ao Commerzbank AG. Não basta um espaço físico para singrar no mercado de seminários, reuniões e conferências. É fundamental um atmosfera de trabalho descontraída que promova a concentração, ótimas paisagens que favorecem a criatividade e que lhe permitam recarrgar baterias com uma organização de eventos que nada deixa a desejar em termos de serviço oferecido. No Collegium Glashütten comprometemo-nos a cumprir e exceder todos estes requisitos na criação do ambiente ideal para os seus eventos. No meio da natureza, quase isolado mas com bons acessos a transportes situados perto de Frankfurt na região de Reno-Meno, esta unidade de 4 estrelas dispõe de 27 espetaculares salas de conferência com capacidade para mais de 200 pessoas. Áreas amplas com espaços interiores em open-space, jardim e terraços que criam espaços para diálogos inspiradores em qualquer altura do ano. Relaxe e recupere num dos nossos 127 confortáveis quartos com vista para as montanhas do Taunus ou no moderno SPA e centro de fitness. Os grandes campos do Taunus começam no exterior do Hotel e oferecem bastante espaço para aproveitar o ambiente exterior, realizar team-buildings e atividades de grupo. A equipa de cozinha oferece uma ampla oferta gastronómica durante a sua conferência – e naturalmente para o seu evento especial.

Colaboração:

O SIHOT e o Collegium Glashütten são parceiros desde 2020. Antes da mudança para SIHOT o Hotel utilizava o mesmo PMS há 20 anos. Processos ultrapassados, relatórios e previsões a serem preparados com Excel tornavam tarefas diárias complicadas. Após uma profunda pesquisa e posterior comparação entre diferentes PMS, a escolha do SIHOT ocorreu após o início da pandemia o que originou a implementação no meio da crise pandémica. A limitação de recursos apresentou um desafio a ambas as empresas.

“Mesmo com atrasos de ambas as partes derivados aos tempos de trabalho reduzidos, ficámos realmente satisfeitos com o resultado que temos atualmente”, relata Mr. Nordmann, Diretor Geral of the Collegium Glashütten.

O sistema pode ser customizado às nossas necessidades. O software foi implementado durante quarentena e a equipa de SIHOT apoiou-nos com várias videochamadas. Durante todo o processo a equipa da SIHOT geriu eficazmente todos os problemas e ofereceram soluções para os mesmos.

Porque escolheu o SIHOT?

Valorizámos que a sede da empresa fosse na Alemanha, pos desta forma a proximidade com o suporte e o apoio em alemão eliminaria barreiras culturais e linguísticas. Outro fator importante é relativo ao módulo de eventos que está disponível em versão cloud.

„O módulo de eventos integrado no PMS é um ponto diferenciador da oferta do SIHOT. Não conseguimos encontrar um sistema com uma solução cloud que se equipare ao SIHOT.“ 

Andreas Nordmann, Diretor Geral do Collegium Glashütten

O que mais mudou com a utilização do SIHOT?

As nossas rotinas com 20 anos melhoraram significativamente desde que mudámos para o SIHOT. Criamos novos processos mais eficientes e felizmente nos dias de hoje não precisamos de utilizar o Excel constantemente.

Agora sabemos em tempo real que evento está a decorrer nos nossos espaços. A ferramenta de comunicação interna é fundamental no nosso dia-a-dia. As reservas de eventos e alojamento estão agora automatizadas e outras áreas que melhoraram são o planeamento, a previsão e o suporte.

Que desafios foram resolvidos com o SIHOT?

 1. Encontrar um sistema SaaS que combinasse gestão de eventos e PMS

Depois de uma extensa pesquisa não encontrámos uma solução SaaS que combinasse gestão de eventos, um sistema PMS e que ao mesmo tempo fosse de encontro às nossas necessidades. A única solução comparável que talvez pudessemos considerarr seria com instalação local e desta forma foi excluída. Assim recomendaríamos SIHOT especialmente aos colegas do mercado MICE.

As reservas são recebidas e processadas sem utilizar papel. Adicionalmente temos sempre uma visão geral das salas ocupadas e com qual evento. Planos visuais apresentam eventos complexos de uma forma simples. A equipa consegue atualizar outros ou assignar tarefas através da ferramenta de comunicação interna. O sistema gera contratos, ordens de serviço e e-mails de forma automática.

O SIHOT desenvolveu-nos uma funcionalidade que consegue gerir o inventário de salas e equipamento. Adicionalmente, a nossa lista de refeições que é bastante complexa, foi um ponto que experienciámos um alto nível de customização por parte da SIHOT. Atualmente conseguimos visualizar a lista rapidamente e principalmente o total de serviços de catering por outlet.

„Recomendaria o SIHOT especialmente a colegas do mercado MICE“

Andreas Nordmann, Diretor Geral do Collegium Glashütten

2. Personalização

O que mais me convenceu no SIHOT foi o alto nível de customização. No início estávamos com expetativas que teríamos de nos adaptar à forma como o sistema funcionava mas foi-nos mostrado que o software pode adaptar-se às nossas necessidades de forma individualizada. No primeiro workshop, como expectável, não nos foi apresentado como o SIHOT trabalha. Em vez disso foi nos perguntado: o que deveria o SIHOT ser capaz de fazer? Pode ser descrito como um método ágil e que no final revelou como é que podemos atingir o nosso objetivo com o software.

O SIHOT tentou sempre apresentar uma solução. Em semelhança às funções de eventos customizadas, recebemos soluções para a situação de impostos que internamente estavam a acontecer. Um vez que pertencemos ao Commerzbank, estamos sujeitos a processos de taxação do grupo. Seria importante que o sistema não cobrasse IVA para reservas de empregados do Commerzbank. Foi fulcral para nós conseguirmos diferenciar as vendas taxáveis com as isentas de IVA através do sistema e integrá-las nos relatórios de previsão. Posteriormente todos os documentos podem ser adaptados à imagem do Commerzbank. Estamos fortemente dependentes de critérios do Commerzbank e precisávamos de um sistema que fosse capaz de implementar estas normas.

„O que mais me convenceu no SIHOT foi o seu alto nível de customização“

Andreas Nordmann, Diretor Geral do Collegium Glashütten

Resultados

Que resultados atingiu desde o início da colaboração?

Começámos a trabalhar com o SIHOT há alguns meses mas posso afirmar que fomos capazes de otimizar processos em várias áreas, seja na preparação do final do mês ou semanal em termos de processos internos. As tarefas comunicadas aos diretores de departamento demoravam 2 ou 3 horas anteriormente, neste momento eliminámos esse tempo e a nossa equipa de gestão consegue focar-se em trabalhos mais importantes. Reservas online que eram inseridas manualmente com o interface com SIHOT, integram automaticamente, o que poupa muito tempo. Ao simplificar estes processos atingimos uma redução de custos considerável todos os meses.