Collegium Glashütten – Zentrum für Kommunikation und SIHOT

Das Collegium Glashütten – Zentrum für Kommunikation ist ein Tagungshotel im Taunus und gehört der Commerzbank AG an. Um Seminare, Tagungen und Konferenzen zum Erfolg werden zu lassen, braucht es mehr als nur geeignete Veranstaltungsräume: Eine entspannte Arbeitsatmosphäre, die zur Konzentration einlädt, eine harmonische Umgebung, die sowohl die Kreativität als auch die Regeneration fördert und eine durchdachte Veranstaltungsorganisation, die keine Wünsche offen lässt. Das Collegium Glashütten hat sich all diesen Ansprüchen verschrieben, um für Ihre Veranstaltungen das ideale Umfeld zu schaffen. In naturnaher, klausurorientierter Lage und dennoch verkehrsgünstig unweit von Frankfurt im Rhein-Main-Gebiet gelegen, bietet das 4-Sterne-Haus 27 helle und multifunktional ausgestattete Veranstaltungsräume mit einer Kapazität für bis zu 200 Personen. Großzügige Freiflächen im Innenbereich sowie ein großer Garten und die Terrassen schaffen zu jeder Jahreszeit Raum für inspirierenden Austausch. Entspannen und erholen Sie sich in einem der 127 komfortablen Hotelzimmer, mit Ausblick über die grüne Hügellandschaft des Taunus oder dem modernen Wellness- und Fitnessbereich. Die weitläufige Taunuslandschaft beginnt direkt vor dem Hoteleingang und bietet neben frischer Luft auch vielfältige Möglichkeiten für Teambuilding und Gruppenaktivitäten. Kulinarische Abwechslung bieten Küche und Service während der Tagung und natürlich auch zum besonderen Event.

Zusammenarbeit:

SIHOT und das Collegium Glashütten arbeiten seit dem Jahr 2020 zusammen. Das Tagungshotel verwendete vor dem Wechsel zu SIHOT 20 Jahre lang den gleichen PMS Anbieter. Veraltete Prozesse und per Excel aufbereitete Reportings und Forecasts erschwerten den Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Nachdem der Ausschreibungsprozess und die Wahl für SIHOT kurz vor der globalen Pandemie abgeschlossen war, stand die Implementierung inmitten der Corona-Krise an. Die begrenzten Ressourcen stellten beide Unternehmen vor große Herausforderungen.

„Auch wenn es wegen der Kurzarbeit teilweise auf beiden Seiten zu Verzögerungen kam, sind wir mit dem Ergebnis, welches wir jetzt haben, wirklich sehr zufrieden.“ berichtet Herr Nordmann, Geschäftsführer des Collegium Glashütten.

Das System konnte individuell auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten werden. Die Implementierung der Software fand mitten im Lockdown statt und SIHOT hat uns in zahlreichen Videokonferenzen unterstützt. Während des gesamten Prozesses hat sich das SIHOT-Team mit jeder Problemstellung intensiv auseinandergesetzt und schnellstmöglich eine Lösung angeboten.

Warum haben Sie sich für SIHOT entschieden?

Wir haben den Firmenhauptsitz des Unternehmens in Deutschland geschätzt. Durch die Nähe zum Support und die deutsche Beratung, lassen sich kulturelle, sowie sprachliche Barrieren vermeiden. Außerdem war das Eventmodul als Cloud Variante verfügbar.

„Die im PMS integrierte Eventverwaltung ist ein Alleinstellungsmerkmal von SIHOT. Innerhalb einer Cloud Lösung haben wir nicht annähernd ein vergleichbares System gefunden.“ 

Andreas Nordmann, Geschäftsführer Collegium Glashütten

Was hat sich seit der Verwendung von SIHOT am meisten verändert?

Unsere 20 Jahre alten Prozesse haben sich seit der Umstellung auf SIHOT stark verbessert. Sie konnten neuer und zeitgemäßer aufgestellt werden. Übersichten in Excel, mit denen wir früher arbeiten mussten, sind heute obsolet.

Jetzt wissen wir in Echtzeit, welches Event wo ist. Hierbei unterstützt uns vor allem das interne Kommunikationstool. Die Buchbarkeit von Events und Zimmern ist mittlerweile vollkommen automatisiert. Weitere Bereiche, die sich verbessert haben, sind die Distribution, das Forecasting und der Support.

Was waren die größten Herausforderungen die mit SIHOT gelöst werden konnten?

1. Ein SaaS System zu finden, welches Event und PMS vereint

Wir haben nach einem umfangreichen Research keine SaaS Lösung gefunden, die Eventverwaltung und PMS Lösung vereint und gleichzeitig unseren Ansprüchen genügt hätte. „On Premise“ gab es eine vergleichbare Lösung, die eventuell in Frage gekommen wäre, aber kein System auf SaaS Basis. Deswegen würde ich SIHOT vor allem für Kollegen aus dem MICE Bereich weiterempfehlen.

Mittlerweile kann eine Buchung eingehen und papierlos weiterverarbeitet werden. Außerdem haben wir zu jeder Zeit den Überblick, wann welcher Raum mit welcher Veranstaltung belegt ist. Visuelle Planungstools stellen sogar komplexe Events einfach dar. Über die interne Kommunikationsfunktion können sich die Kollegen gegenseitig updaten oder Aufgaben zuweisen. Das System kann auch Verträge, Function Sheets und E-Mail-Notifikationen automatisch erstellen.

SIHOT hat eine Funktion für uns entwickelt, mit welcher wir die Lagerung und das Management der Pakete übersichtlich verwalten können. Zusätzlich ist unsere Pensionsliste sehr vielschichtig. Das ist auch ein Punkt, bei dem wir einen sehr hohen Individualisierungsgrad von SIHOT erfahren haben. Jetzt können wir mit einem Klick erkennen, welche und vor allem wie viele Verpflegungsdienstleistungen wir pro Outlet benötigen.

„Ich würde SIHOT vor allem für Kollegen aus dem MICE Bereich weiterempfehlen“

Andreas Nordmann, Geschäftsführer Collegium Glashütten

2. Individualität

Am meisten hat mich an SIHOT die Individualität überzeugt. Wir hatten zu Beginn die Erwartung, dass wir uns an die Funktionsweise des Systems anpassen müssen. Doch es hat sich gezeigt, dass die Software individuell an unsere Bedürfnisse angepasst werden konnte. Beim ersten Workshop wurde uns also nicht, wie erwartet, die Funktionsweise von SIHOT erklärt.

Stattdessen wurden wir zuerst einmal gefragt: Was soll SIHOT denn können? Zunächst war das eher verwirrend. Man kann es als eine Art agile Methode beschreiben, aus der sich schließlich ergeben hat, wie wir unser Ziel gemeinsam erreichen. Man war immer bemüht eine Lösung zu finden. Zusätzlich zu den Eventfunktionen, haben wir auch eine sehr gute Lösung für die Umsatzsteuerthematik bekommen. Da wir zu der Commerzbank gehören, unterliegen wir der umsatzsteuerrechtlichen Organschaft. Hierbei ist es wichtig, dass wir bei Hotel- und Eventbuchungen von der Commerzbank keine Umsatzsteuer berechnen. Die Mischung zwischen umsatzsteuerpflichtigen und umsatzsteuerfreien Kunden über das System abbilden zu können und in den Forecast zu integrieren, ist sehr wesentlich für uns gewesen. Auch das gesamte Layout der Dokumente kann an die Corporate Identity der Commerzbank angepasst werden. Wir sind stark von den klaren Vorgaben der Commerzbank abhängig und brauchten ein System, das in der Lage ist, diese Vorgaben umzusetzen. 

„Am meisten hat mich bei SIHOT die Individualität überzeugt.“

Andreas Nordmann, Geschäftsführer Collegium Glashütten

Resultate

Welche Resultate konnten Sie seit Beginn der Zusammenarbeit erreichen?

Wir arbeiten zwar erst seit einigen Monaten mit SIHOT, aber ich kann klar sagen, dass wir an vielen Stellen Arbeitsprozesse verschlanken konnten. Sei es am Monatsabschluss oder an der Wochenvorbereitung für die internen Prozesse. Die Aufgaben, die an die Teamleiter kommuniziert wurden, haben zuvor immer 2 bis 3 Stunden vereinnahmt, doch das fällt jetzt komplett weg. Die Buchungen durch Online Travel Agencies wurden früher manuell registriert. Durch die direkte Schnittstelle mit SIHOT, werden die eingehenden Buchungen automatisiert weiterverarbeitet, was uns viel Zeit einspart. Durch die Verschlankung der Prozesse, erzielen wir jeden Monat deutlich spürbare Kosteneinsparungen.