Wie sehr sich die Ansprüche an moderne Kassensysteme gerade verändern, zeigt auch eine aktuelle Studie des EHI Retail Institute: 56% der befragten Handelsunternehmen investieren inzwischen gezielt in Self-Service-Lösungen, um Wartezeiten zu verkürzen und Personal flexibler einzusetzen, 48% setzen zusätzlich auf mobile Kassengeräte. Der Trend geht damit klar weg vom starren Kassenplatz hin zu flexiblen, vernetzten Systemen – eine Entwicklung, die sich auch auf Restaurants und andere Outlets im Hotel übertragen lässt. 

Die Auswahl der passenden Kassensoftware ist dabei mehr als eine kleine Nebensache. Sie entscheidet mit darüber, wie reibungslos der Ablauf in Restaurant und Bar funktioniert, wie viel Zeit Dein Team für den Gast statt für die Technik hat und wie gut sich einzelne Outlets im Nachhinein auswerten lassen – gerade, wenn mehrere Standorte dazukommen. 

In diesem Artikel zeigen wir Dir, worauf Du bei der Wahl eines Kassensystems für Dein Hotel achten solltest: von der Anbindung ans Property Management System über flexible Bestellwege bis hin zu den Zahlungsmöglichkeiten.

Bevor es um einzelne Funktionen geht, lohnt sich der Blick auf das, was im Hintergrund passiert: die Anbindung der Kassensoftware an ein Property Management System (PMS). Denn ein Kassensystem, das isoliert für sich arbeitet, bringt im Hotelalltag wenig – erst die Verbindung zu den anderen Systemen macht den Unterschied. 

Einer der größten Vorteile einer PMS-Integration zeigt sich beim Bezahlen: Statt an Ort und Stelle mit Karte oder Bargeld zu zahlen, kann die Bestellung direkt auf die Zimmerrechnung gebucht werden. Für den Gast bedeutet das einen kurzen, unkomplizierten Moment; für dein Team entfällt der Zahlvorgang komplett. Damit das reibungslos funktioniert, sollte das Kassensystem im Hintergrund prüfen können, ob der Gast tatsächlich eingecheckt ist und die angegebene Zimmernummer stimmt – so lassen sich Fehlbuchungen und Missbrauch vermeiden. 

Wichtig ist außerdem, dass keine doppelte Dateneingabe nötig ist. Ohne saubere Schnittstelle müssten Bestellungen und Umsätze manuell ins PMS übertragen werden – mit jedem zusätzlichen Schritt steigt die Fehlerquote. Eine echte Integration gleicht Bestellungen, Zahlungen und Zimmerbuchungen automatisch und in Echtzeit ab. 

Auch für den Tagesabschluss zahlt sich die Integration aus: Am Ende des Tages laufen die Umsätze aus Restaurant, Bar, Spa und anderen Outlets an einer Stelle zusammen und lassen sich mit dem PMS abgleichen – statt Zahlen mühsam aus mehreren Systemen zusammenzutragen. 

Besonders relevant wird das bei mehreren Standorten: Je mehr Verkaufsstellen ein Hotel – oder eine ganze Hotelkette – betreibt, desto wichtiger wird eine zentrale, konsistente Anbindung aller Kassen an das PMS. Nur so lassen sich Umsätze standortübergreifend sauber auswerten. 

Auch beim Thema Zugriff lohnt sich ein genauer Blick: Rollen und individuelle Zugriffsrechte sollten sich gezielt festlegen lassen, sodass nur autorisierte Mitarbeitende auf sensible Funktionen zugreifen können. Intelligente Hinweise im System unterstützen das Team zusätzlich bei der Bedienung – für mehr Sicherheit und weniger Fehler im Alltag. 

Bei der Auswahl der Kassensoftware lohnt sich deshalb ein genauer Blick darauf, wie eng POS und PMS tatsächlich verzahnt sind und ob sich die Software an die bestehenden Abläufe deines Hotels anpasst, statt dass dein Team sich nach der Software richten muss.

Wie eine Bestellung im Hotelrestaurant aufgenommen wird, hat direkten Einfluss auf Servicequalität und Wartezeiten und die Ansprüche der Gäste sind hier unterschiedlich. Ein gutes Kassensystem deckt deshalb mehrere Wege ab, statt sich auf einen festzulegen. 

Der klassische Weg 

Wo früher der Kellnerblock und handgeschriebene Zettel in der Küche ankamen, gehört das mobile Erfassen der Bestellung heute zum Standard: Der Service nimmt die Bestellung mit Tablet oder Handheld direkt am Tisch auf, und sie geht sofort digital an Küche oder Bar – ohne Zettel, ohne Übertragungsfehler beim Entziffern der Handschrift. Dieser Weg bleibt für viele Betriebe beliebt, weil er den persönlichen Kontakt zum Gast erhält und sich für Beratung, Empfehlungen oder Zusatzverkäufe eignet – etwa, wenn der Service auf ein passendes Getränk zum Gericht hinweist. Wichtig ist, dass die mobile Erfassung genauso zuverlässig funktioniert wie an einer festen Kasse und die Bestellung ohne Umwege bei der Küche ankommt. 

Der kontaktlose Weg 

Immer mehr Gäste möchten jedoch auch selbst entscheiden, wann und wie sie bestellen – ohne auf den Service warten zu müssen. Hier kommen zwei Varianten ins Spiel. 

Beim QR-Code-Ordering scannt der Gast einen Code am Tisch, an der Liege oder der Bar – die digitale Speisekarte öffnet sich direkt im Smartphone-Browser, ganz ohne App-Download. Der Gast wählt seine Bestellung in wenigen Schritten aus und kann bereits beim Absenden der Bestellung bezahlen. Je nach Betrieb kann das Essen am Tresen abgeholt, per Pager benachrichtigt oder aufs Zimmer geliefert werden. 

Self-Order-Terminals bieten eine ähnliche Selbstbedienung, allerdings über ein festes Gerät vor Ort. Für Gäste, die kein eigenes Smartphone nutzen möchten oder können, ist das oft die zugänglichere Variante – Menü und Vorabzahlung funktionieren am Terminal ebenfalls. 

Für das Team läuft im Hintergrund bei beiden Wegen alles zentral zusammen: Alle eingehenden Bestellungen sind auf einen Blick sichtbar und werden automatisch der passenden Abholart zugeordnet – Tisch, Zimmer oder Tresen. Da die Zahlung bereits vor Bestelleingang abgeschlossen ist, entfällt der separate Kassiervorgang komplett. In der Küche selbst zeigt sich der Vorteil ganz konkret: Eingehende Bestellungen erscheinen in Echtzeit auf einem Bildschirm, statt auf Papierzetteln ausgedruckt zu werden – gerade für Restaurants oder andere Betriebe mit hohem Durchlauf ein spürbarer Unterschied im Tagesgeschäft. 

Beide Wege lassen sich zudem im Design an das jeweilige Hotel anpassen, bieten die Speisekarte in mehreren Sprachen an und zeigen Allergen- sowie Nährwertangaben zu jedem Gericht. So bleibt das Erlebnis über alle Outlets hinweg einheitlich. 

Für den Gast bedeutet das: Bestellen und Bezahlen läuft in einem Schritt, ohne Wartezeit und ohne Missverständnisse bei der Bestellung. Für das Hotel bedeutet das: weniger Zeit für die manuelle Bestellaufnahme und mehr Zeit für guten Service. Speisekarten lassen sich jederzeit anpassen, ohne neu gedruckt werden zu müssen. Kombi-Menüs und Zusatzangebote lassen sich direkt in der digitalen Karte platzieren und bieten so einfaches, zusätzliches Umsatzpotenzial. 

Es gibt viele Zahlungsanbieter im Hotelbereich, und die Auswahl fällt entsprechend schwer. Wichtiger als der einzelne Anbieter ist deshalb, dass Kassensystem, PMS und Zahlungsanbieter reibungslos ineinandergreifen – egal ob der Gast an der Bar, am Empfang oder online bezahlt. 

Bei internationalen Hotelketten kommt eine zusätzliche Ebene dazu: Verschiedene Standorte bedeuten oft auch verschiedene Währungen und regionale Vorgaben, etwa bei Steuern oder Zahlungsvorschriften. PMS, Kassensystem sowie Zahlungsanbieter sollten damit zuverlässig umgehen können, statt für jedes Land eine neue Lösung zu benötigen. 

Ebenfalls praktisch im Alltag ist die Möglichkeit, Rechnungen flexibel nach Gästewunsch aufzuteilen und verschiedene Zahlungsarten – bar, Karte oder Gutschein – in einer einzigen Transaktion zu kombinieren. Das sorgt für einen reibungslosen Bezahlprozess, egal wie der Gast am Ende zahlen möchte. 

Bei SIHOT besteht kein Zwang zu einem bestimmten Anbieter: PMS und Kassensystem lassen sich mit zahlreichen führenden Payment-Anbietern integrieren, sodass Hotels, die bereits einen bevorzugten Zahlungsanbieter nutzen, diesen in der Regel weiter einsetzen können. Eine Übersicht passender Partner findest du hier. 

Wer eine durchgängige Lösung aus einer Hand bevorzugt, findet mit SIHOT.PAY eine eigene Payment-Lösung, die alle oben genannten Funktionen ermöglicht und direkt in die SIHOT-SUITE integriert ist. Das senkt die Zahl der benötigten Schnittstellen und damit auch den manuellen Aufwand für dein Team. Verschiedene Zahlungsmethoden werden unterstützt, gesetzliche Vorgaben werden eingehalten, und Kreditkartendaten werden tokenisiert und PCI-konform verarbeitet – für ein hohes Maß an Sicherheit.

Neben der mobilen Bestellaufnahme bietet SIHO einen weiteren Weg, der den Arbeitsalltag deines Teams erleichtern kann – egal ob im Restaurant oder im Außenbereich wie am Pool oder an der Strandbar: SoftPOS bringt Bestellung und Zahlung an einem einzigen mobilen Gerät zusammen. Der Service muss dafür nicht mehr extra zur festen Kasse laufen. 

SoftPOS läuft auf einem Handheld, das dein Team einfach mitnimmt. Bestellung aufnehmen und direkt vor Ort kassieren – beides passiert an einem Gerät, ohne Wechsel zwischen unterschiedlichen Systemen. 

Für den Gast bedeutet das: Die Zahlung per Tap-to-Pay ist direkt am Tisch, an der Liege oder im Garten in Sekunden erledigt – ganz ohne Weg zur Bar oder Wartezeit an der Kasse.

Für dein Team bedeutet das: kürzere Wege, weniger Zeitverlust zwischen Bestellung und Kassiervorgang, und mehr Flexibilität, egal an welchem Ort im Hotel gerade kassiert werden muss.

Je mehr Outlets ein Hotel betreibt oder je mehr Häuser eine Hotelkette umfasst, desto schwerer wird es, den Überblick über Umsätze und Auswertungen zu behalten. Viele Betriebe brauchen schnellen Zugriff auf verlässliche Zahlen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Ein gutes Kassensystem sollte deshalb ein zentrales Reporting-Dashboard mitbringen, das alle angeschlossenen Outlets zusammenführt und Umsätze sowie Aktivitäten in Echtzeit sichtbar macht – von Restaurant und Bar bis hin zu Retail- oder Catering-Bereichen, alles an einem Ort und auf einen Blick. 

Damit sich Trends erkennen, Abläufe optimieren und Umsätze steigern lassen, braucht es die richtigen Kennzahlen. Dazu zählen etwa die Leistung einzelner Produkte und Kategorien, die meistverkauften Artikel, Umsatztrends über bestimmte Zeiträume, Vergleiche zwischen einzelnen Outlets oder Standorten sowie Stoßzeiten und Nachfragespitzen. Auch der Blick auf Wareneinsatz und Bestände gehört dazu: So lässt sich frühzeitig erkennen, wenn Artikel zur Neige gehen oder zu viel bestellt wurde, statt im Nachhinein von leeren Lagern oder überschüssiger Ware überrascht zu werden. 

Für Hotelgruppen oder Betriebe mit mehreren Outlets oder Standorten ist zusätzlich die zentrale Sichtbarkeit besonders wichtig: einzelne Standortleistungen, standortbezogene Umsatztrends, Unterschiede zwischen einzelnen Verkaufsstellen sowie die Gesamtperformance des Unternehmens lassen sich damit auf einen Blick vergleichen. 

Solche Echtzeit-Einblicke helfen Restaurants und Hotelgruppen, schneller zu reagieren, vorausschauender zu planen und die Profitabilität über alle Outlets hinweg zu steigern: Personal lässt sich an die tatsächliche Nachfrage anpassen, Entscheidungen auf Basis aktueller Trends treffen, und operative wie verkaufsbezogene Veränderungen lassen sich unmittelbar erkennen und darauf reagieren. 

Bei SIHOT.POS Insights ist genau das umgesetzt: Umsätze, Kennzahlen und Rechnungen aller Outlets laufen im Dashboard zusammen und lassen sich bei Bedarf exportieren, etwa für die Weiterverarbeitung oder für Berichte an die Geschäftsführung. 

Besonders für Kettenkunden ist die sogenannte User-Hierarchie interessant: Welche Standorte ein Nutzer sehen kann, wird über Benutzergruppen gesteuert. So behält die Zentrale die Zahlen aller Häuser im Blick, während Mitarbeitende vor Ort nur die Daten ihres eigenen Standorts sehen. 

Auch beim Beleg selbst lohnt sich eine moderne Lösung: Statt automatisch einen Kassenbon zu drucken, kann der Gast selbst entscheiden, wie er seinen Beleg erhält – gedruckt, per QR-Code zum Scannen oder er verzichtet ganz darauf. Das spart Ressourcen, kommt dem Nachhaltigkeitsgedanken vieler Gäste entgegen und lässt trotzdem die Wahl offen für alle, die den klassischen Bon bevorzugen. 

Auch bei Gutscheinen zahlt sich Digitalisierung aus. Gutscheine sind ein bewährtes Mittel, um Gäste zur Rückkehr zu bewegen – besonders wirkungsvoll, wenn sie personalisiert sind. Damit das im Alltag funktioniert, muss die Kassensoftware Gutscheine zuverlässig verarbeiten können, egal auf welchem Weg sie eingelöst werden: bei einer späteren Online-Buchung, auf klassischem Weg am Empfang oder direkt im Restaurant an der Kasse. Wichtig ist außerdem, dass sich auch Teileinlösungen sauber erfassen lassen, sodass der Status eines Gutscheins jederzeit nachvollziehbar bleibt. 

Ob Frühstücksrestaurant, Bar, Spa oder Poolbereich – jedes Hotel mit eigenen gastronomischen Outlets braucht ein Kassensystem. Unabhängig vom Hoteltyp gilt dabei eine Grundvoraussetzung: Das System muss zuverlässig kassieren und sich reibungslos mit dem PMS und dem Zahlungsanbieter verbinden lassen.

Je nach Hotel kommen zusätzliche Anforderungen hinzu, die bei der Wahl eines Kassensystems berücksichtigt werden müssen. Hotelketten zum Beispiel brauchen den Überblick über viele verschiedene Standorte und deren Outlets. Bei internationalen Ketten kommt hinzu, dass sich das Kassensystem flexibel an unterschiedliche Währungen und regionale Vorgaben der jeweiligen Länder anpassen können sollte. 

Am Ende zählt vor allem eins: Die Kassensoftware sollte sich an dein Hotel anpassen – nicht umgekehrt. Wenn du mehr über ein Kassensystem erfahren möchtest, das für die Hotellerie entwickelt wurde, melde dich bei uns.