Derag Living Hotels & SIHOT

Die Derag Living Hotels wurden 1982 gegründet und sind ein familiengeführtes Unternehmen mit 18 Apartment Hotels, die individuelle Räume zum Arbeiten, Wohnen und Leben in den besten Wohngegenden von Städten wie Berlin, Frankfurt, München und Wien bieten. Um den Erwartungen der Gäste gerecht zu werden und die betrieblichen Herausforderungen im gesamten Unternehmen zu meistern, müssen sich die Living Hotels kontinuierlich weiterentwickeln und zeitgemäße Lösungen finden.

Um diese Transformation zu ermöglichen, war es unerlässlich, eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, die es dem Unternehmen ermöglicht, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und die Bedürfnisse der Gäste optimal zu erfüllen.

Herausforderung:

Die Living Hotels hatten die Herausforderung, die administrativen Prozesse für die Mitarbeiter*innen zu automatisieren und gleichzeitig das Gästeerlebnis zu optimieren. Um die digitale Gästereise in den Mittelpunkt zu stellen, bildeten sie ein interdisziplinäres Team aus Management- und Marketingexperten, das eine Strategie sowie einen Maßnahmenplan zur Umsetzung der digitalen Transformation entwickelte.

Ein wohlüberlegter Ansatz war entscheidend, um Fehlinvestitionen zu vermeiden und den größtmöglichen Nutzen aus den Initiativen zu ziehen. Die Hotelmarke hatte in der Vergangenheit bereits Erfahrungen mit Digitalisierungsprojekten gesammelt, die jedoch nicht den gewünschten Erfolg brachten – so wurden beispielsweise Tablets in jedem Zimmer installiert, die von den Gästen kaum genutzt wurden. Daher war es in diesem Fall umso wichtiger, den richtigen Ansatz zu wählen.

Die Verwaltungsaufgaben optimieren

Die Living Hotels wollten die Effizienz der Teams steigern, die Produktivität fördern und den Mitarbeitenden ermöglichen, sich voll und ganz auf ihre Gastgeberrollen zu konzentrieren, ohne durch zu viele administrative Aufgaben überlastet zu werden.

Das Gästeerlebnis verbessern

Aufgrund steigender Gästebedürfnisse suchten die Living Hotels nach Möglichkeiten, die Teams zu entlasten, damit sie sich vorrangig um die Wünsche der Gäste kümmern können. Deshalb war es wichtig, Systeme bereitzustellen, die sowohl für die Gäste zugänglich und benutzerfreundlich sind, als auch die Effizienz des Teams verbessern.

Lösung

Um diese Ziele zu erreichen, entschied sich Derag Living Hotels für eine sorgfältige Auswahl von Lösungen, die exakt auf ihre spezifischen Anforderungen abgestimmt sind. Der Fokus lag dabei auf der Optimierung der Guest Journey, um Einsparungspotenziale von der Ankunft der Gäste bis zu ihrem Aufenthalt im Zimmer zu identifizieren.

Die Lösung besteht aus:

• SIHOT.PRE-& POST-STAY: Dieses Modul ermöglicht es Hotels, automatisierte E-Mails vor und nach dem Aufenthalt der Gäste zu versenden. Dadurch können Hotels die Gäste während des gesamten Aufenthalts kommunikativ begleiten, indem sie Erinnerungen, Zahlungsaufforderungen und weitere Informationen bereitstellen. Zudem bietet sich die Gelegenheit, zusätzliche Produkte, Aktionen und Dienstleistungen zu bewerben.
• Website-Chatbot: Antwortet rund um die Uhr auf Anfragen von Gästen, reduziert den Druck auf die Reservierungs- und Empfangsteams und bearbeitet eine große Anzahl wiederkehrender FAQs.
• Steuerung von Temperatur und Licht im Zimmer: Die Gäste können die Umgebung in ihrem Zimmer nach ihren persönlichen Bedürfnissen gestalten.
• DocuSign: Vereinfacht das Handling von Dokumenten (teilen und unterschreiben) mit Geschäftspartnern.
• SIHOT.KIOSK: Das Terminal ermöglicht den Gästen, einen selbstständigen Check-in und Check-out durchzuführen. Es bietet zudem eine integrierte Zahlungsmöglichkeit und stellt nach dem Check-in die Zimmerkarte zur Verfügung. Dieses ist derzeit in den Derag Living Hotels Frankfurt und Soulmate Garching im Einsatz.
• SIHOT.GO!: Die mobile App ermöglicht es Gästen, Reservierungen zu verwalten, einzuchecken, Zahlungen vorzunehmen, Serviceanfragen zu stellen und auf Hotelinformationen zuzugreifen. Zudem bietet die App eine Upselling-Funktion für Zimmer-Upgrades und zusätzliche Dienstleistungen. Derzeit in Frankfurt im Einsatz.

„Wir sind nun in der Lage, unseren Gästen bereits vor ihrer Ankunft umfassendere Informationen bereitzustellen und ihnen nach ihrer Abreise für ihren Aufenthalt zu danken. Dies trägt dazu bei, das Gästeerlebnis positiv abzurunden.Durch die Automatisierung dieser Prozesse haben wir erhebliche Zeitersparnisse erzielt und viele redundante Aufgaben unserer Teams eliminiert. Dadurch hat sich der Druck auf unsere Check-in- und Check-out-Teams deutlich verringert.“

Marc Becker, EDV Administrator, Derag Living Hotels

Zusammenfassung:

Um das Risiko zu verringern, dass neue Digitalisierungsmaßnahmen im gesamten Unternehmen ausgerollt werden und fehlschlagen, testen die Derag Living Hotels neue Systeme und Initiativen jetzt zunächst in ausgewählten Pilot-Hotels.

Im Rahmen eines Feedback-Prozesses führen die Living Hotels Befragungen der Gäste in den Test-Hotels durch, bevor eine umfassende Implementierung erfolgt. SIHOT.GO! erhielt positive Rückmeldungen von den Gästen, was zur Einführung im gesamten Unternehmen führte.

Die Living Hotels verfolgen ihre Digitalisierungsmaßnahmen weiter. Zukünftige Ziele der Strategie umfassen:

• Implementierung von SIHOT.KIOSK und SIHOT.GO! in allen Häusern
• Einführung von SIHOT.MOBILE im gesamten Unternehmen: Dient zur Unterstützung der Hotelteams bei der Dokumentation der Zimmerreinigung, Wartung und der Bearbeitung von Gästewünschen sowie des Frühstücks- und Restaurantmanagements.

Im Jahr 2026 werden die Living Hotels ein neues Hotel in Helsinki eröffnen, das als ihr bisher ambitioniertestes Digitalisierungsprojekt gilt. Dieses Flagship-Hotel wird ohne traditionelle Rezeption auskommen und stattdessen eine innovative Hotellobby bieten. SIHOT wird als Hauptpartner eine zentrale Rolle bei der Erreichung der technologischen Ziele dieses wegweisenden Projekts spielen.