Inhaltsverzeichnis
2. Warum sollte jedes Hotel eine PMS Software nutzen?
3. Was sind die Hauptfunktionen einer PMS Software?
4. Welche Erweiterungen gibt es für eine PMS Software?
5. Was ist ein All-in-One PMS und welche Vorteile hat es?
6. Warum ist es wichtig, dass eine PMS Software modular ist?
7. Was ist der Unterschied zwischen On-Premise und Cloud?
8. Welche Vorteile hat eine Cloud gegenüber On-Premise-Lösungen?
9. Was bedeutet API-first bei PMS Software?
10. Warum ist es wichtig, dass eine PMS Software Schnittstellen zu Partnern hat?
11. Sind Schulung und Support wichtig bei einem PMS?
12. Wie wählt man das richtige PMS aus?
13. Wo macht Digitalisierung im Hotel wirklich Sinn?
1. Was ist eine PMS Software?
PMS steht für Property Management System – übersetzt in Deutsch heißt das in etwa „Hotelverwaltungssystem“. Der Begriff „Hotel Management Software“ als Synonym ist aber auch sehr geläufig.
Ein Hotel-PMS ist eine Softwarelösung, welche Hotels bei allen betrieblichen Abläufen unterstützt. Von Buchung, über Check-in, Zahlung bis zum Check-out ist ein PMS also ständig im Einsatz. Es verbindet als zentrale Plattform alle operativen Bereiche eines Hotels.
Neben Hotels kommt eine PMS Software auch bei vielen anderen Anbietern für Übernachtungen zum Einsatz. Von dem Hostel über das Tagungszentrum bis hin zum Campingplatz – alle Einrichtungen benötigen eine passende Software zur Verwaltung ihrer Ressourcen und Angebote.
2. Warum sollte jedes Hotel eine PMS Software nutzen?
Der Einsatz von Technologie ist in der Hotellerie heutzutage unerlässlich, da diese enorme Vorteile mit sich bringt. Um am Ende jedes Monats Gewinn zu erwirtschaften und profitabel zu sein unterstützt eine Hotel Management Software bei allen Prozessen.
Dazu gehören vor allem Automatisierungen. Viele alltäglichen Prozesse in einem Hotel benötigen manuell sehr viel Zeit – mithilfe einer Hotel Management Software können viele dieser Aufgaben automatisiert werden. Das Personal hat somit mehr Zeit sich beispielsweise um den Gästeservice zu kümmern und bei den Gästen einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Diese Automatisierungen unterstützen auch beim Fachkräftemangel in der Hotellerie und Gastronomie. Dieser wurde durch die COVID-19 Pandemie erheblich verstärkt: Viele Hotels mussten monatelang schließen und in dieser Zeit haben viele Arbeitskräfte die Branche für immer verlassen. Die Technik kann Teams enorm entlasten, indem sie viele zeitaufwendigen Aufgaben übernimmt oder die internen Ressourcen besser steuert.
Alle diese Vorteile zahlen auf das Hauptziel jedes Betriebes ein – der Steigerung des ROI (Return on Investment). Jedes Hotel muss Gewinn erwirtschaften, um profitabel zu sein. Ein PMS unterstützt Hotels, indem es die betriebliche Effizienz verbessert – in allen Arbeitsbereichen werden Möglichkeiten zur Umsatzförderung oder Kosteneinsparung aufgezeigt.
Laut einer Studie von HotelTechReport von 2025 glauben 99% der Hoteliers, dass in fünf Jahren mehr Technologie für die Führung von Hotelbetrieben eingesetzt wird. 86% sagen, dass ihr PMS das wichtigste System im Alltag ist.
3. Was sind die Hauptfunktionen einer PMS Software?
Für den alltäglichen Hotelbetrieb werden in einer PMS Software unter anderem folgende Funktionen bereitgestellt:
-
Ratenmanagement:
Administration der Verkaufspreise für die verschiedenen Zielmärkte, tagesaktuelle Raten und auslastungsabhängige Preise - Verfügbarkeitsmanagement:
Verwaltung der Online-Verfügbarkeiten, Restriktionssteuerung und Kontingentverwaltung - Reservierungsmanagement:
Verwaltung von Anfragen, Buchungen, Gästewünschen und Zimmerzuteilung - Kundenmanagement:
Kategorisierung der Kunden, Verwaltung von Präfenzen, Kundenbindungssystem und Segmentierung - Zahlungsautomatisation:
Einbindung des Zahlungsanbieters für Vorauszahlungen, Garantielink, Tokenisierung und automatische Abrechnung von virtuellen Karten - Buchhaltung:
Automatische Zusammenstellung aller Daten für den Steuerberater, Gutscheinverwaltung inklusive Online-Shop, Handling von Vorauszahlungen und Debitorenverwaltung - Housekeeping & Maintenance:
Individuelle Planung Reinigung, gleichmäßige Aufgabenverteilung, Meldung von technischen Mängeln und Serviceaufgaben zur Kommunikation - Ressourcenverwaltung:
Verfügbarkeit von Zustell- oder Babybetten und Limitierung einzelner Leistungen - Controlling und Management:
Reporting mittels interaktiver Dashboards, branchenübliche Listen und Reports und individualisierbares Ad-hoc Reporting
4. Welche Erweiterungen gibt es für eine PMS Software?
Neben den Kernfunktionen einer Hotel Software kann diese durch viele weitere Module für andere Bereiche erweitert werden. Einige davon sind:
- Point of Sale (POS):
Kassen-Software kommt bei im Hotel integrierten Restaurants, Geschäften oder Bars zum Einsatz für Bestellungen und Transaktionen. - Eventmanagement:
In auf Events oder Tagungen spezialisierten Hotels wird zur besseren Planung und Organisation ein zusätzliches Tool benötigt. - Direkte Buchungsmaschinen:
Um sich die Kommission von Buchungen über Drittanbieter/OTAs (Online Travel Agents) zu sparen, setzen viele Hotels auf eigene, direkte Buchungsseiten. - Datenanalyse:
Um den Erfolg einzelner Bereiche im Betrieb besser zu überprüfen und Verbesserungspotenziale erkennen zu können, setzen viele Hoteliers auf zusätzliche Deep Dive Reportings. - Digital Guest Journey:
Um die Gästereise weiter zu vereinfach und digitalisieren gibt es viele verschiedene Systeme zur Unterstützung, wie Check-in Terminals und – Apps oder digitale Gästekommunikation.
5. Was ist ein All-in-One PMS und welche Vorteile hat es?
Einige PMS Anbieter stellen lediglich die Hauptfunktionen zur Verfügung. Sie konzentrieren sich also auf die essenziellen, operativen Funktionen für den Hotelbetrieb, ohne dabei zusätzliche Module zu inkludieren. Zusätzliche Anbindungen sind nur durch offene Schnittstellen zu Partnerlösungen möglich, was eine funktionierende API-Architektur und viel Koordination mit anderen Software-Anbietern erfordert.
In einem All-in-One PMS werden neben den Hauptfunktionen auch noch zahlreiche Zusatzfunktionen gebündelt in einer Hotel Software angeboten. So hat man die Möglichkeit, seinen Tech Stack zu großen Teilen von einem Software-Anbieter zu bekommen. Als Tech Stack bezeichnet man alle Technologien, die in einem Betrieb genutzt werden. Anstatt also mit vielen verschiedenen System zu arbeiten, wird ein Großteil zentral gesteuert und verwaltet.
Ein zentraler Ansprechpartner für Support, Updates und Rückfragen ist ein großer Vorteil: Statt sich mit mehreren Anbietern abzustimmen, läuft alles über eine einzige Stelle. Das spart Zeit und Aufwand, da keine parallele Kommunikation mit verschiedenen Partnern nötig ist.
All-in-One PMS Systeme sind modular aufgebaut – man muss also nicht alle verfügbaren Funktionen erwerben, sondern kann sich diese speziell auf den eigenen Hotelbetrieb abgestimmt zusammenstellen. Dies ist besonders für eine langfristige Zusammenarbeit nützlich, da sich die Anforderungen an eine Hotel Software im Laufe der Jahre ändern können.
6. Warum ist es wichtig, dass eine PMS Software modular ist?
Kein Hotel ist wie das andere – jedes Hotel hat andere Abläufe und funktioniert anders. Beispielsweise hat ein Luxus-Resort ganz andere Anforderungen an eine Hotel Software als ein kleines Boutique Hotel in der Stadt. Damit eine PMS Software dennoch allen Hotels gerecht werden kann gibt es für spezifische Anforderungen auch spezielle Module – so kann jedes Hotel die Module erwerben, welche es benötigt.
Auch ändern sich innerhalb eines Hotels oftmals die Zielsetzungen, Schnittstellenpartner, etc. Da das Property Management System das Herzstück eines jeden Hotels ist, muss ein PMS sich daher flexibel anpassen lassen, um gemeinsam mit einem Hotel wachsen zu können. Änderungen im Tech Stack sollten daher für eine Hotel Software keine Probleme darstellen und Module ausgetauscht oder hinzugefügt werden können.
In der heutigen Zeit entwickeln sich technologische Lösungen – nicht nur in der Hotellerie – rasant weiter. Ständig werden neue Tools, Integrationen und digitale Services angeboten. Mit einer modularen PMS Software können genau diese Innovationen schnell integriert werden, ohne dass das komplette PMS System ausgetauscht werden muss. Ein zuverlässiger Technologiepartner stellt regelmäßig neue Module oder Updates bereit, um mit den Entwicklungen Schritt zu halten.
7. Was ist der Unterschied zwischen On-Premise und Cloud?
Als technische Lösungen zunehmend in der Hotellerie auf dem Vormarsch waren, wurden Hotel Management Softwares zunächst noch als sogenannte On-Premise Lösungen installiert. On-Premise (zu Deutsch: vor Ort) bedeutet dabei, dass die PMS Software noch auf firmeneigenen Servern und Netzwerken am jeweiligen Standort des Hotels betrieben wurden.
In den letzten Jahren erfolgte jedoch zunehmend der Wechsel von On-Premise zu Cloud-Lösungen. Eine Cloud ist ein Netzwerk aus Servern, die Datenspeicherung oder die Nutzung von Software über das Internet ermöglichen.
8. Welche Vorteile hat eine Cloud gegenüber On-Premise-Lösungen?
- Kosteneffizienz:
Unternehmen müssen keine teure Hardware anschaffen - Skalierbarkeit:
Ressourcen wie Speicherplatz und Rechenleistung können je nach Bedarf schnell und einfach angepasst werden - Zusammenarbeit:
Unabhängig von Standort und Endgerät können auf Daten und Dokumente zugegriffen werden, um gemeinsam an diesen zu arbeiten - Erhöhte Sicherheit:
Moderne Sicherheitsstandards, um vor Datendiebstahl geschützt zu sein - Datensicherung:
Es werden integrierte Backup- und Disaster-Recovery-Lösungen bei möglichen Datenverlusten angeboten - Schnellere Updates:
Neue Updates und Anpassungen können schnell und einfach online installiert werden – keine Installation an physischer Hardware nötig
Laut McKinsey liegt der potenzielle Geschäftsnutzen von Cloud-Technologien bei bis zu 3 Billionen Dollar – ein enormes Potenzial auch für die Hotellerie. Aufgrund der zahlreichen Vorteile wird von den meisten Anbietern daher die Cloud empfohlen.
9. Was bedeutet API-first bei PMS Software?
API steht für “Application Programming Interfaces”, was übersetzt Anwendungsprogrammierschnittstellen bedeutet. Vor einigen Jahren noch wurde meistens zuerst der Code der Software geschrieben – also zuerst wurde die Funktionalität implementiert und danach die API als Schnittstelle zu anderen Systemen. Dies kann bei nachträglichen Anpassungen oder Änderungen der Schnittstellensysteme jedoch zu Problemen führen. Daher nutzen viele Softwareunternehmen wie SIHOT nun den API-first-Ansatz. In der Softwareentwicklung bedeutet API-first, dass die APIs (also Schnittstellen) zuerst entworfen werden und im Anschluss der eigentliche Code geschrieben wird. Dies erleichtert die Integration verschiedener Systeme.
10. Warum ist es wichtig, dass eine PMS Software Schnittstellen zu Partnern hat?
Auch wenn ein All-in-One PMS viele Funktionen und Module bündeln kann, wird dies niemals für alle Funktionen möglich sein. Daher ist es auch trotz der Wahl eines All-in-One PMS wichtig, dass genügend Schnittstellen zu Partnern möglich sind.
In Hotels kommen zahlreiche spezialisierte Systeme zum Einsatz – etwa für Channel Management, Revenue Management oder Spa- und Wellnessangebote. Viele dieser Lösungen sind bereits langjährig im Einsatz und haben sich im operativen Alltag bewährt. Bei einem Wechsel des Property Management Systems möchten Hoteliers daher häufig an ihren bestehenden Partnerlösungen festhalten. Damit das reibungslos funktioniert, ist es entscheidend, dass eine Hotel Management Software über eine Vielzahl an Schnittstellen verfügt. Nur so lässt sich eine nahtlose Anbindung sicherstellen.
Soll ein neuer Technologiepartner in den bestehenden Tech Stack integriert werden, ist es von großem Vorteil, wenn bereits eine Schnittstelle zur PMS Software besteht – oder dass der PMS-Anbieter in der Lage ist, eine entsprechende Anbindung schnell umzusetzen. Bei SIHOT haben wir Schnittstellen zu vielen etablierten Partnerlösungen – bei Interesse ist hier eine Übersicht.
11. Sind Schulung und Support wichtig bei einem PMS?
Beim Wechsel zu einer (neuen) Hotel Software ist es als allerersten Schritt wichtig, das Personal richtig zu schulen. Dieses arbeitet tagtäglich mit dem Programm und sollte sich deswegen bestens darin auskennen, um es optimal nutzen und alle Vorteile herausziehen zu können. Ansonsten würde eine Hotel Software nur mehr anstatt weniger Arbeitsaufwand verursachen. Diese Schulungen können je nach Anbieter noch vor Ort in mehrtägigen Workshops oder komplett online stattfinden.
Doch auch nach einer ausführlichen Einführung in eine Software kann man im Laufe der Zeit mit neuen Herausforderungen konfrontiert werden – daher ist es außerdem sehr wichtig, ein kompetentes Support Team zu haben, an welches man sich wenden kann. Da durch Updates oder Störungen zu jeder Zeit Probleme auftreten können, sollte das Support-Team eines PMS Anbieters jederzeit erreichbar sein und direkte Unterstützung leisten können. Nur so kann der Hotelbetrieb möglichst reibungslos ablaufen.
Bei vielen Anbietern ist das Support-Team mittlerweile jedoch leider outgesourct, wird also nicht von einem internen Team geleitet. Dies macht in der Betreuung einen großen Unterschied – vor allem wenn es um Probleme geht, die schnellstmöglich behoben werden müssen. Daher sollte der Support immer schnell telefonisch zu erreichen sein und nicht als einzige Option zur Kontaktaufnahme Beratung per E-Mail anbieten, was bei vielen „Basic-Paketen“ leider nur enthalten ist.
12. Wie wählt man das richtige PMS aus?
Viele der Punkte, die oben bereits angesprochen wurden, sollte man bei der Wahl einer PMS Software beachten. Zu den wichtigsten Auswahlkriterien gehören:
- Geschäftsmodell:
Passt das PMS zu meinem individuellen Geschäftsmodell, egal ob Stadthotel, Resort oder Eventlocation? - Modularität:
Kann sich die Software an Änderungen im Unternehmen anpassen und mitwachsen? - All-in-One PMS:
Kann man viele benötigte Funktionen in einer Software bündeln? - Cloudbasiert:
Kann ich einfach und von überall auf die Software zugreifen? - Kompatibilität:
Gibt es viele Schnittstellen zu anderen Software-Anbietern? - Digitalisierung:
Unterstützt der Anbieter aktiv dabei, digitale Prozesse im Hotel umzusetzen und auszubauen? - Schulungen und Support:
Ist ausreichend Unterstützung vorhanden, um die Software zu erlernen und effizient zu nutzen? - Regelmäßige Updates:
Ist das PMS von einem etablierten Partner, der kontinuierlich Updates bereitstellt und die Software auch in Zukunft up-to-date hält?
Die Wahl der richtigen Hotel Management Software ist eine große, zeit- und kostenintensive Anschaffung. Wenn eine neue Software in einem Hotel eingeführt wird, ist dies erst mal mit viel Arbeit verbunden, bis man selbst und das eigene Team auf die Veränderungen eingestellt ist und effizient mit der Software arbeiten kann. Daher sollte man im Voraus gut abwägen, welches System für den eigenen Hotelbetrieb am besten geeignet ist. Ein neues PMS System soll über viele Jahre, wenn nicht sogar Jahrzehnte, ein Partner sein, sich auch an Änderungen im Betrieb anpassen und daher nicht leichtfertig alle zwei Jahre getauscht werden müssen.
13. Wo macht Digitalisierung im Hotel wirklich Sinn?
Viele Gäste erwarten heute digitale Services wie Online-Check-in, Mobile Key oder kontaktlose Zahlungen, um den Aufenthalt bequemer und flexibler zu gestalten. Doch nicht jede Lösung passt zu jedem Hotel. Entscheidend ist, dass digitale Angebote zur jeweiligen Zielgruppe und zum Hotelkonzept passen: Während Businessreisende meist effiziente und zeitsparende Prozesse schätzen, legen Gäste in einem Luxusresort möglicherweise mehr Wert auf persönlichen Service.
Auch lohnt sich vor jeder Investition eine Analyse, wo im Hotelbetrieb die größten Engpässe auftreten. Fehlt Personal an der Rezeption, können digitale Check-in und Check-out Prozesse entlasten. Dauern interne Abstimmungen zu lange, helfen automatisierte Housekeeping-Updates. Ziel ist es nicht, persönliche Gastfreundschaft zu ersetzen, sondern digitale Services gezielt dort einzusetzen, wo sie den größten Mehrwert bringen. Viele Routineaufgaben können digital ablaufen, um Ressourcen zu schonen und einen modernen Eindruck zu hinterlassen.
Die digitale Gästereise beginnt dabei oft schon vor der Anreise: Gäste können ihre Ankunftszeit online mitteilen, Informationen erhalten oder Upgrades buchen. Der Online-Check-in ermöglicht einen schnellen Start in den Aufenthalt, Mobile Key-Lösungen sparen Wartezeiten an der Rezeption und digitale Kommunikation vor Ort erleichtert Serviceanfragen oder Zahlungen direkt per Smartphone. Auch der Check-out kann kontaktlos abgewickelt werden, was Gästen Flexibilität bietet und das Personal entlastet.
Mit einer Hotel Management Software, die die digitale Gästereise integriert, werden alle Touchpoints entlang des Aufenthalts – von der Buchung bis zur Abreise – in einem System verbunden. Das reduziert manuelle Prozesse, vermeidet Fehler und gibt dem Hotelpersonal die Möglichkeit, sich ganz auf den Gästeservice zu fokussieren. Digitalisierung sollte also dort eingesetzt werden, wo sie echten Mehrwert für Gäste und Mitarbeitende bietet. Um detailliert in das Thema digitale Transformation in der Hotellerie einzusteigen, empfehlen wir unser kostenloses eBook.
14. Was kommt in Zukunft auf die Hotellerie zu?
Die Nutzung von Yield-Management (auch Ertragsmanagement genannt) wird sich voraussichtlich weiter verbreiten, da Geschäftsführer*innen immer mehr Vertrauen in Technologie fassen werden. Durch dynamische Preisgestaltung passen sich die Preise für Hotelzimmer aufgrund bestehender Kapazitäten, Saisonalitäten, Preise der Wettbewerber und vieler weiterer Attribute flexibel an. Dies ermöglicht eine Umsatzsteigerung und läuft komplett automatisch, ohne Preise manuell anpassen zu müssen.
Auch wird es immer wichtiger werden, Entscheidungen aufgrund fundierter Daten zu treffen, anstatt allein auf das „Bauchgefühl“ zu vertrauen. Mit gesammelten Daten als Grundlage erkennt jeder Hotelier klarer das Verbesserungspotenzial im eigenen Haus und kann darauf basierend Entscheidungen treffen.
Außerdem werden sich in den nächsten Jahren Hotel Softwares stetig weiterentwickeln. Künstliche Intelligenz (KI) ist auf dem Vormarsch und findet immer mehr Einzug in den Alltag und ins Berufsleben. Beispielsweise können Chatbots immer besser und realistischer kommunizieren – auf lange Sicht können diese somit einen Großteil der Kommunikation mit dem Gast übernehmen. Auch in anderen Bereichen wird sich zeigen, wo KI unterstützen, wenn nicht sogar Aufgaben vom Personal komplett übernehmen kann.
Technologie wird also auch in der Hotellerie immer bedeutsamer werden und in vielen verschiedenen Bereichen unterstützen.
15. Fazit
Eine PMS Software ist heutzutage weit mehr als nur eine Verwaltungssoftware – sie ist die zentrale Plattform eines Hotelbetriebs. Durch sie können alltägliche Aufgaben automatisiert werden, um somit mehr Zeit für die Betreuung der Gäste zu gewinnen.
Ob Online-Check-in, Schnittstellen zu Partnerlösungen oder modulare Erweiterungen – eine Hotel Management Software sollte sich dem Hotel anpassen und gemeinsam mit dessen Herausforderungen wachsen. Wer langfristig profitabel bleiben möchte, sollte die Digitalisierung gezielt nutzen, ohne dabei persönliche Gastfreundschaft aus dem Blick zu verlieren.
Gerne helfen wir Ihnen dabei, die passende Hotel Software zusammen zu stellen: Buchen Sie einfach einen Termin mit uns!
Autorinnen
Sarah Mildenberger
