Como ganhar maior flexibilidade com os seus fornecedores de tecnologia
Recorda-se dos dias em que dispunha de diferentes plataformas para o seu PMS, reservas, check-ins e pontos de venda – sistemas desajustados que não estavam interconectados e tornavam a recolha de dados num pesadelo?
Pois muito bem, esses dias acabaram, e se não terminaram, na verdade, não deveria ser esse o caso. Atualmente, o software moderno para a hotelaria baseado na Cloud, integra todos os seus sistemas numa única suite de gestão hoteleira, é desenvolvido online para que haja intercomunicação, na mesma linguagem e para todos os intervenientes que integram e definem o desempenho do seu negócio. Tal demonstra como a passagem para a Cloud é uma decisão bastante simples e bem fundamentada. Se ainda não estiver convencido deste facto, analisemos em termos globais, alguns fatores e dados estatísticos que o comprovam.
No decorrer de 2020 verificou-se um acelerar do avanço e adesão à Cloud, com um investimento significativamente maior efetuado nos serviços Cloud, com o mercado de Cloud computing a totalizar já 371 mil milhões de dólares. 80% dos profissionais de TI, ao analisarem os resultados da utilização de uma abordagem na Cloud, referem significativas economias de custo na ordem dos 20%, aumento da produtividade dos funcionários, e/ou melhoria da segurança. Além disso, ao acederem aos serviços na Cloud, os empregados podem receber trabalho a partir de casa, onde quase 30% dos trabalhadores remotos, declaram poder produzir mais, em menos tempo. Embora a indústria hoteleira exija um serviço ao cliente pessoal e físico, nem todos os trabalhos precisam de ser desempenhados100% no local. As empresas ainda podem beneficiar dos serviços Cloud para continuarem a permitir ao pessoal operar – tanto remotamente, como no escritório – e, claro, em múltiplos locais.
Os hotéis precisam de ser flexíveis, ágeis e economizar nas despesas, especialmente com o desafio da escassez de pessoal e do aumento das expectativas dos hóspedes. Os benefícios da integração de um software baseado na Cloud para o ramo hoteleiro são vastos.
Quais as características que diferenciam qualquer software de gestão hoteleira?
A grande vantagem do software atual de gestão hoteleira baseado na Cloud resume-se numa só palavra – integração. Hoje em dia, um PMS baseado na Cloud, não gere apenas os seus quartos, mas faculta todo um conjunto de soluções integradas que cobrem todas as áreas do negócio. O melhor de tudo é que são personalizáveis e expansíveis por módulos; pelo que, um único sistema funciona em múltiplas propriedades e é passível de crescimento, acompanhando a evolução do seu negócio.
As integrações podem incluir sistemas de Ponto de Venda (POS) e motores de reserva, para que os dados de reserva e pagamento sejam introduzidos diretamente no PMS. Da mesma
forma, as funções de check-in e check-out podem ser integradas e com a vantagem, agora, de se efetuarem sem contacto para comodidade e segurança dos hóspedes. Muitas empresas integram agora todas estas funcionalidades numa única aplicação, para que os hóspedes possam efetuar a reserva, fazer o check-in, pagar, solicitar serviços, deixar feedback e até aceder aos seus quartos, através de uma única plataforma móvel.
Business Intelligence
Um dos enormes benefícios do software de hotel baseado na Cloud consiste em dispor de todos esses dados relevantes para o seu negócio num só lugar. Isto torna a informação facilmente acessível e pronta a ser utilizada para análise, impulsionando a sua empresa para um próximo nível. É por isso que muitos PMS modernos baseados na Cloud dispõem de um software integrado de Business Intelligence (BI) que recolhe dados do sistema e analisa-os, visando obter diretrizes úteis para o seu negócio.
Todos os KPIs da sua empresa estão acessíveis a qualquer colaborador que precise deles e são personalizáveis de acordo com os respetivos departamentos, quer se trate da gestão, marketing ou operações específicas. O melhor de tudo é que não há mais folhas de cálculo – todas as operações de extração e análise de dados são efetuadas automaticamente e apresentadas em painéis intuitivos, que não requerem um doutoramento em informática para serem compreendidos, nem que peritos em finanças e Excel estejam sempre disponíveis para ajudar os outros membros da sua equipa.
Porque é que o Software para o ramo hoteleiro baseado na Cloud faz especialmente sentido para os operadores de múltiplos locais e propriedades?
As empresas em crescimento com múltiplas propriedades querem soluções escaláveis que cresçam progressivamente, à medida que os seus negócios se desenvolvem. Precisam de um sistema centralizado que possa gerir todas as propriedades a partir da mesma plataforma e passível de integrar novas propriedades à medida que vão crescendo.
Esta flexibilidade permite otimizar a gestão em escala, com a sede da empresa a gerir as operações diárias de várias propriedades, a partir de uma plataforma centralizada. Significa também que os dados da empresa podem ser visualizados de forma global e integrada, ou redimensionados para níveis regionais, ou de uma única propriedade. Tal gestão, em sinergia com o software de business intelligence, permite comparar desempenhos e obter conhecimento e diretrizes preciosos sobre o que é, de facto, uma vantagem para o negócio, por um lado, e o que poderá comprometer a sua evolução, por outro.
Para além de que, com o outsourcing do armazenamento e apoio facultado pelo Software de Hotel baseado na Cloud, acabam-se as salas cheios de servidores sobreaquecidos e os altos custos para os técnicos os manterem e repararem.
Suporte e assistência para o seu negócio
O apoio e assistência constituem, de facto, um dos principais benefícios dos sistemas baseados na Cloud. Como o hardware é guardado e mantido fora do local por terceiros operadores, uma das principais dores de cabeça (e custos financeiros associados) são removidos. Verdade seja dita: a maioria dos fornecedores de SaaS valem bem o seu valor. Dispõem de excelentes departamentos de apoio que estão à disposição 24 horas por dia, 7 dias por semana, para prestar assistência, responder a consultas, lidar com problemas e facultar reparações céleres.
Isto é verdadeiramente essencial numa operação multi-propriedades, em que os hotéis podem estar situados em diversas partes do mundo e com fusos horários diferentes. Todo o pessoal de cada propriedade precisa saber que há alguém no departamento de apoio, quando uma falha inevitável tem que ser rapidamente corrigida.
Duas sugestões para escolher o software certo baseado na Cloud para o seu hotel
Como alguém disse uma vez: “Integração, integração, integração” – e será que o fizeram? De qualquer modo, deveriam tê-lo implementado porque a integração é, de facto, a chave para o sucesso do software de gestão hoteleira dos tempos modernos. Escolha um sistema que seja flexível e escalável e que funcione com múltiplas soluções. Reflita sobre a “Lego” – não pode construir essas estruturas maciças e complexas se os tijolos individuais não se encaixarem.
E lembre-se – substituir o seu PMS não é tarefa simples, por isso precisa de encontrar um parceiro que o acompanhe e apoie a longo prazo. Pode confiar o futuro funcionamento das suas operações num fornecedor que poderá estar aqui hoje, mas que partirá amanhã? A experiência e profissionalismo comprovados são fundamentais. Se o fornecedor de software tiver um longo e bem-sucedido historial, é provável que continue dessa forma. Caso contrário, poderá estar a correr um risco que, na verdade, não se pode dar ao luxo de correr.
Os benefícios do software baseado na Cloud para a indústria hoteleira são agora vastos, com acesso à Internet de alta velocidade através de uma rede wifi, não há razão para que nenhuma das suas equipas não possa aceder – quer esteja no escritório, a trabalhar externamente no local, ou remotamente de casa.
Na SIHOT investimos fortemente na nossa infraestrutura de Cloud, com o objetivo de, desta forma, proporcionar a estabilidade e segurança necessárias ao bom desempenho do seu negócio hoteleiro.