Die Hostelbranche erlebt ein starkes Wachstum – angetrieben durch veränderte Reisegewohnheiten und neue Erwartungen der Gäste. Doch wie kann ein Property Management System (PMS) dazu beitragen, den Betrieb eines Hostels effizient zu gestalten?
Hostels befinden sich in einer spannenden Wachstumsphase. Prognosen zufolge wird der weltweite Hostelmarkt bis 2030 um 6,5 % wachsen und dann ein Volumen von 11,04 Milliarden US-Dollar erreichen.
Was früher vor allem als Unterkunft für Studierende und Backpacker mit kleinem Budget galt, wird heute zunehmend neu betrachtet. Da Reisende Erlebnisse immer mehr schätzen, gewinnen Hostels mit Gemeinschaftsbereichen, Coworking-Spaces und Highspeed-WLAN zunehmend an Attraktivität.
Viele Hostels sind bestens aufgestellt, um Nachhaltigkeitsmaßnahmen gezielt umzusetzen – etwa durch den Einsatz erneuerbarer Energien oder die Unterstützung der lokalen Wirtschaft. Das spricht vor allem umweltbewusste Reisende an. Tatsächlich geben 75% der Reisenden an, künftig nachhaltiger unterwegs sein zu wollen – ein klarer Hinweis darauf, dass sich diese Entwicklungen direkt an den Prioritäten der Gäste orientieren.
PMS-Funktionen, die den Unterschied machen
Ein PMS ist längst nicht nur etwas für Hotels – auch in Hostels entfaltet die Technologie ihr volles Potenzial. Besonders ein System wie SIHOT.PMS kann viele zeitintensive Aufgaben automatisieren – etwa die Verwaltung von Reservierungen, das Aktualisieren der Verfügbarkeiten oder das Erfassen von Check-ins und Check-outs. Da Hostels im Vergleich zu Hotels in der Regel geringere Buchungserlöse erzielen, ist dieses Zeitersparnis für das Team besonders wertvoll – und sorgt für maximale Effizienz im Alltag.
Neben der Reservierungsverwaltung unterstützt ein PMS auch bei der Optimierung weiterer Abläufe im Haus. Dazu gehört unter anderem die Verwaltung von Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten. Hostels können entsprechende Aufgaben schnell und unkompliziert erfassen und direkt an die zuständigen Teams weiterleiten.
Auch die Gästekommunikation ist ein zentraler Bereich, in dem ein PMS unterstützen kann. E-Mails zur Buchungsbestätigung lassen sich automatisiert versenden und direkt mit Upselling-Angeboten verknüpfen. Nach dem Aufenthalt können automatisch Feedback-Anfragen verschickt werden – ebenso wie Angebote für zukünftige Aufenthalte, um die Gästebindung zu stärken. Eine professionellere Kommunikation hebt das Gästeerlebnis auf ein neues Niveau – und hilft gleichzeitig, das zukünftige Potenzial des Hostels bestmöglich auszuschöpfen.
Hostel-spezifische PMS-Funktionen
Der Betrieb eines Hostels unterscheidet sich in einigen Punkten deutlich von dem eines Hotels – daher ist es wichtig, ein PMS zu wählen, das diese Besonderheiten berücksichtigt. Module wie SIHOT.BEDS ermöglichen die Verwaltung einzelner Betten statt nur ganzer Zimmer. So können Betten gezielt nach bestimmten Kriterien vergeben werden, etwa nach Geschlecht oder zur Zusammenlegung von Gruppenbuchungen.
Angesichts der zusätzlichen Komplexität, einzelne Betten in mehreren Zimmern zu vergeben, bietet SIHOT.BEDS eine übersichtliche Zimmerplan-Ansicht. So behalten Hostelmitarbeitende jederzeit den Überblick über Anreisen, Abreisen und aktuelle Gäste im Haus. Änderungen bei der Bettenzuweisung lassen sich ganz einfach per Drag-and-Drop vornehmen.
Mehrere Hostels effizient verwalten
Für Hostelketten bietet ein PMS ebenfalls klare Vorteile – insbesondere mit Modulen wie SIHOT.MPE. Wenn in allen Häusern dieselbe Technologie im Einsatz ist, können zentrale Teams Reservierungen standortübergreifend einsehen und verwalten. Gleichzeitig nutzen die einzelnen Hostels das gleiche System, um ihre täglichen Abläufe effizient zu steuern.
Diese Funktionalität hat bei den Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland einen spürbaren Unterschied gemacht. Die Gruppe betreibt 42 Hostels in der Region – beliebt bei Familien, Schulklassen und für Tagungen. Vor der Einführung der SIHOT-Produkte konnten auf der Website weder Verfügbarkeiten in Echtzeit angezeigt noch Direktbuchungen angeboten werden – was mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden war. Nach der Implementierung können künftige Gäste sofort nach freien Plätzen suchen und direkt buchen, während die Zuweisung von Zimmern und Betten im Hintergrund automatisiert abläuft. Auch die Verfügbarkeit über alle 42 Häuser hinweg lässt sich jetzt zentral durchsuchen – ideal für große Gruppen, die sofort sehen möchten, welche Hostels sie aufnehmen können.
Ein vernetztes System bedeutet auch: Alle Gästedaten werden in einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Das ermöglicht Hostelgruppen, die Gästebindung gezielt zu stärken – etwa durch personalisierte Angebote, Hinweise auf weitere Standorte innerhalb der Gruppe oder Gutscheinaktionen, die in jedem der Hostels eingelöst werden können.
Die Vorteile zeigen sich sowohl auf Betriebsebene vor Ort als auch auf zentraler Verwaltungsebene: Mehrere Hostels über ein einziges System zu steuern, ist ein wirkungsvoller Weg, um das Potenzial im wachsenden Hostelmarkt bestmöglich auszuschöpfen.
Kontaktieren Sie SIHOT, um herauszufinden, wie unsere Technologie Ihnen bei der Verwaltung Ihres Hostelbetriebs helfen kann.