Die Jugendherbergen
in Rheinland-Pfalz und im Saarland

In nur wenigen Beherbergungsbetrieben gibt es so komplexe Buchungskriterien wie in den Jugendherbergen. Hier geht es nicht nur um die Anzahl der Zimmer und Personen, sondern auch um die Belegung einzelner Betten in unterschiedlichen Zimmerkategorien, um unterschiedliche Aufenthaltsdauer und die Aufteilung nach Geschlechtern. Hier werden Einzelreisende, Familien, Gruppen und Schulklassen sowie Event- und Tagungsprogramme unter einen Hut gebracht. Das sorgt in der Regel für hohen Planungs- und Organisationsaufwand – nicht nur für das Personal.

Bei den Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland, einem von 14 DJH-Landesverbänden mit insgesamt 42 Häusern, ist das anders: Dank einer durchdachten Digitalstrategie und mithilfe der äußerst anpassungsfähigen SIHOT-Hotelmanagement-Software wurden die Online-Buchungs- und Verwaltungsprozesse optimiert und sowohl für die Gäste als auch für das Personal vereinfacht. Selbst im Corona-Jahr 2021 erzielte der Landesverband so rund 370.000 Familien-Buchungen online – fast dreimal so viele wie die zweit- und dritt meist gebuchten Landesverbände.

Schon seit 2004 arbeiten die Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland mit SIHOT, seit 2008 mit der Buchungsmaschine SIHOT.WEB, die es ermöglichte, die gewünschten Buchungsparameter immer wieder an Strategie und Marktentwicklungen anzupassen.

1. Echtzeit-Buchung rund um die Uhr

Die Herausforderung:
Herkömmliche Buchungssysteme anderer Jugendherbergen zeigen bei Online-Anfragen in der Regel zwar die zu dem Zeitpunkt verfügbaren Zimmer und versenden auch eine Reservierungsbestätigung, oft muss das Personal am nächsten Tag dann aber doch eine Absage schreiben. Denn: Oft laufen Anfragen parallel und Buchungen überschneiden sich zeitlich; Verfügbarkeiten ändern sich innerhalb von Sekunden. Das bedeutet viel Aufwand für das Personal und große Enttäuschung bei den Gästen.

Die Lösung:
Bei den Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland prüft die Buchungsmaschine SIHOT.WEB Buchungsanfragen in Echtzeit auf Verfügbarkeit und – sofern Zimmer frei sind – ermöglicht eine verbindliche Buchung in Echtzeit. Dabei läuft die Zuordnung von Betten und Zimmern sowie die Aufteilung nach Geschlechtern automatisch im Hintergrund. Zeitgleiche Parallelbuchungen sind damit nicht mehr möglich. Zugunsten einer einfachen Buchbarkeit – und somit einer hohen Auslastung – verzichtet der Landesverband dabei auf Buchungsrestriktionen wie Mindestaufenthalte oder feste Zimmerbelegungen. Außerdem sind alle 42 Häuser des Landesverbandes mit dem Buchungssystem verbunden, so können Gäste durch die Suchfunktion „Alle Jugendherbergen“ sämtliche freien Kapazitäten mit wenigen Klicks abfragen.

„Wir haben unsere Buchungsstrecke mit SIHOT so gestaltet, dass Gäste selbst komplexe Gruppenreisen sofort und verbindlich online buchen können – rund um die Uhr und ohne Restriktionen wie Mindestaufenthalte oder bestimmte Zimmerbelegungen.“

Carsten Groeger, Marketing, Die Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland

2. Zentraler Gästestamm für 42 Häuser

Die Herausforderung:
Bei rund 480.000 Übernachtungsgästen (2019) in 42 angeschlossenen Jugendherbergen fallen bei den Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland jede Menge Gastdaten an. Eine immense Datenbank, die von den rund 1.000 Mitarbeitern fortlaufend gepflegt wird. Das ist nicht nur sehr aufwändig, sondern auch fehleranfällig –und angesichts der wachsenden Personalknappheit im Gastgewerbe eine echte Herausforderung.

Die Lösung:
Mit der strikt digitalen Ausrichtung entschied das Leitungsteam auch, die hausübergreifenden Prozesse durch Standardisieren zu vereinfachen. Weniger Komplexität, weniger Aufwand, weniger Fehler. SIHOT.CRM ermöglicht allen Mitarbeitern in allen 42 Häusern, auf eine einheitliche und übersichtliche Nutzeroberfläche zuzugreifen. Die Datenbanken werden in Echtzeit abgeglichen und aktualisiert, was auch die Kundenkommunikation und das Marketing deutlich effizienter macht.

„Möglichst einfach für den Anwender – das gilt bei uns nicht nur für die Online-Buchungen, sondern auch für die internen Prozesse. Mit SIHOT.CRM konnten wir über alle 42 Häuser verbindliche und einheitliche Strukturen für die Datenpflege schaffen, zum Beispiel durch übersichtliche Gestaltung der Nutzeroberflächen und Pflichtfelder.“

Carsten Groeger, Marketing, Die Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland

3. Steuern statt Reagieren

Die Herausforderung: Durch die diversen Zielgruppen, komplexen Buchungsparameter und vielfältigen Event- und Freizeitprogramme, sind die Verwaltungsprozesse von Jugendherbergen weitaus komplexer als die vieler Hotels. Dennoch unterliegen sie den gleichen Marktkonditionen und müssen sich wirtschaftlich tragen. Zudem gibt es bisher keine spezielle Software für Jugendherbergen am Markt, sodass viele mit selbst entwickelten Programmen arbeiten.

Die Lösung: Die modulare Struktur der SIHOT Hotelmanagement-Software deckt alle Verwaltungsprozesse eines großen Hotels ab, daher sind alle steuerungsrelevanten Funktionen bereits integriert. Das ermöglicht den Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland auf Knopfdruck genau die Daten zu extrahieren und auszuwerten, die sie für strategische Entscheidungen brauchen. Ob Stornoquoten, Forecasts oder andere Analysen, die für Controlling, Ein- und Verkauf relevant sind: Mit wenigen Klicks lassen sich die Zahlen extrahieren und nach Excel exportieren. Insbesondere in der Pandemie haben die so evaluierten Daten gute Entscheidungsgrundlagen geliefert. Das seit 2015 integrierte Gutschein-Modul zum Beispiel, hat dafür gesorgt, dass der Landesverband gut durch die Pandemie gekommen ist und schon Mitte 2022 wieder das Buchungsniveau von 2019 erreicht hat.

„SIHOT ersetzt keine strategischen Überlegungen – die Software liefert aber entscheidungsrelevante Daten und macht auch die Umsetzung einfach.“

Carsten Groeger, Marketing, Die Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland