Reserva Alecrim
Eco Suites Resort & SIHOT

Das Reserva Alecrim Eco Suites Resort liegt in den Hügeln nahe der portugiesischen Alentejo-Küste und bietet seinen Gästen eine luxuriöse und unprätentiöse Möglichkeit, wieder mit der Natur in Kontakt zu kommen. Die Mitarbeitenden des Resorts, das sich über ein 24 Hektar großes Gelände erstreckt, waren bei der Rechnungsstellung an manuelle Systeme gefesselt und verfügten nicht über die Technologie, um Erlebnisse und Dienstleistungen zu einer Zimmerrechnung hinzuzufügen, was Gäste, die nur eine Zahlung leisten wollten, frustrierte und zu Verzögerungen beim Check-out führte. Auf Initiative des Hotelmanagers Lurio Alves wurde SIHOT im Januar 2022 installiert, wobei das Resort nun SIHOT.PMS, SIHOT.POS, Channel Manager und SIHOT.TRUST nutzt.

Das Team von Reserva Alecrim findet SIHOT unglaublich intuitiv und einfach zu bedienen, und neue Teammitglieder konnten innerhalb einer Woche mit dem System arbeiten. Da SIHOT eine in der Cloud basierte Lösung ist, ist das System auch aus der Ferne zugänglich, sodass der Geschäftsführer sein Team vor Ort aus dem Homeoffice oder von unterwegs unterstützen kann. Darüber hinaus hat der SIHOT-Kundensupport, der rund um die Uhr in der jeweiligen Landessprache zur Verfügung steht, Reserva Alecrim geholfen, die Leistung des Systems zu optimieren.

1. Automatisierung verbessert das Gästeerlebnis

Die Herausforderung:
Das frühere PMS (Property Management System) des Resorts ließ sich nicht mit anderen Systemen integrieren, was zu Frustrationen bei den Gästen führte. Wenn die Gäste in einem der drei Restaurants des Resorts speisten, konnten sie ihre Rechnung nicht auf ihr Zimmer buchen. Und beim Auschecken mussten die Rechnungen manuell erstellt werden, da das PMS nicht mit dem Buchhaltungssystem zusammenarbeitete. Dies führte zu weiteren Verzögerungen und Frustrationen bei den Gästen und kostete das Rezeptionsteam des Resorts viel Zeit.

Die Lösung:
Mit SIHOTs PMS und POS können die Gäste nun zusätzliche Produkte und Dienstleistungen sowohl vor Ort als auch bei ausgewählten Partnern des Resorts auf ihre Zimmerrechnung buchen. Die Rezeptionisten sind in der Lage, Rechnungen innerhalb weniger Minuten mit nur wenigen Klicks zu bearbeiten. Zuvor dauerte dies 20 Minuten, was somit nun eine Zeitersparnis von 75 Prozent bei jedem Check-out bedeutet. Die Cloud-basierten Lösungen von SIHOT ermöglichen es dem Team des Resorts, von überall aus auf Reportings zuzugreifen.

“Es geht darum, Prozesse einfach zu gestalten, und mit SIHOT ist das möglich. Sogar die Schulung neuer Mitarbeitenden geht schnell vonstatten: Beim alten System dauerte es fast einen Monat, bis die Mitarbeitenden sicher damit umgehen konnten, jetzt sind sie innerhalb einer Woche startklar.”

Lurio Alves, Hotelmanager, Reserva Alecrim Eco Suites Resort

2. Kommunikation

Die Herausforderung:
Die Abgeschiedenheit des Resorts ist eine der Hauptattraktionen für die Gäste. Für betriebliche Zwecke kann dies jedoch zu einem Problem werden. Es war oft unmöglich, die besonderen Anforderungen der verschiedenen Unterkunftsformen und die Annehmlichkeiten des 24 Hektar großen Geländes zu vermitteln. Das bedeutete, dass die Mitarbeitenden oft ohne aktuelle Geschäftsinformationen arbeiteten, die für intelligente Entscheidungen in Echtzeit erforderlich waren.

Die Lösung:
Die Reportings von SIHOT sind für alle Abteilungen auf Knopfdruck zugänglich. Informationen vom POS werden in das PMS integriert und umgekehrt. Dies hilft Reserva Alecrim, die täglichen Abläufe besser zu verwalten, ohne Zeit damit zu verschwenden, Kollegen auf dem Gelände zu suchen, um notwendige Informationen zu erhalten. Die erhöhte Transparenz der Geschäftsleistung ermöglicht es dem Geschäftsführer, das Team auf die kommerziellen Ziele auszurichten und die Abteilungssilos zu durchbrechen. Die verbesserte Sichtbarkeit des Berichtswesens hat auch zur Umsatzgenerierung beigetragen, da die Abteilungsleiter ihre Teams bei Bedarf zum Upselling motivieren können.

“SIHOT hat uns Werkzeuge an die Hand gegeben, die allen Abteilungen helfen und uns dabei unterstützen, unser Angebot und das Gästeerlebnis weiter zu verbessern. Das System hat uns ermöglicht, unsere Kommunikation zu verbessern und alle Teams an einem Strang ziehen zu lassen.”

Lurio Alves, Hotelmanager, Reserva Alecrim Eco Suites Resort

3. Integrationen

Die Herausforderung:
Reserva Alecrim wünschte sich ein System, das mehr Flexibilität für künftiges Unternehmenswachstum bietet und mit anderen Systemen zusammenarbeitet. Das vorherige PMS war ein sehr rudimentäres System, das keine Informationen an die Finanzabteilung oder die F&B-Verkaufsstellen weitergab, was sich nachteilig auf das Gesamtwachstum des Unternehmens auswirkte.

Die Lösung:
Die Lösungen von SIHOT ermöglichen dem Resort die Integration mit einer Reihe von Technologien. Der anfängliche Reiz von SIHOT lag in der Integration mit dem Abrechnungssystem des Resorts, aber die Lösung geht noch weiter –  mittlerweile besteht der Tech Stack von Reserva Alecrim aus zahlreichen Softwarelösungen, darunter Umsatz-, Marketing- und operative Tools. So konnte die Geschäftsleitung des Glamping Resorts ausgebaut werden.

“Wir haben jetzt mehr Informationen, was unsere Performance verbessert und uns hilft, unsere Ziele zu erreichen. Mit unserem früheren PMS hätten wir nicht wachsen können – das ist, als würde man einen Stein mit einem Diamanten vergleichen!”

Lurio Alves, Hotelmanager, Reserva Alecrim Eco Suites Resort

ERGEBNISSE

Seit der Implementierung von SIHOT konnte Reserva Alecrim die Bewertungen der Gäste auf Booking.com und Google steigern und gleichzeitig die Ausgaben der Gäste um 60 Prozent erhöhen, indem mehr Dienstleistungen und Erlebnisse angeboten wurden, wobei der Geschäftsbereich Food & Beverage von einer Steigerung um 70 Prozent profitierte. Darüber hinaus hat das Glamping Resort einen besseren Einblick in seine Buchungsleistung, um besser zu verstehen, wie Reservierungen optimiert werden können, bei denen es sich zu über 70 Prozent um Direktbuchungen handelt, und um Anreize für Mitarbeitende und Vertriebspartner zu schaffen.

Die Digitalisierung der Betriebs-, Finanz-, Verwaltungs- und Buchungsprozesse ermöglichte es dem Unternehmen, den Druck auf die Mitarbeitenden erheblich zu verringern, da durch die Automatisierung zeitaufwändiger Aufgaben 44 Überstunden pro Monat nahezu überflüssig wurden. Die Check-out-Zeit wurde um 75 Prozent verkürzt, und die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden in das System konnte von vier Wochen auf nur eine Woche reduziert werden.