Youth Hostels 
en Renania-Palatinado y Sarre

En pocos establecimientos existen criterios de reserva tan complejos como en los albergues juveniles. No se trata sólo del número de habitaciones y de personas, sino también de la ocupación de las camas individuales en las diferentes categorías de habitaciones, de las dispares duraciones de la estancia, así como la división por sexos. Los albergues juveniles son una forma muy especial de hostels que no se pueden comparar con un albergue normal. Tradicionalmente, son muy populares entre las familias, ya que ofrecen una opción de vacaciones asequible, pero también atraen a clases escolares o viajeros individuales. También, acogen todo tipo de conferencias y eventos. Esto suele suponer un gran esfuerzo de planificación y organización, no sólo para el personal.

Sin embargo, para los Youth Hostels de Renania-Palatinado y Sarre es muy diferente. Se trata de una de las 14 asociaciones regionales de DJH con un total de 42 casas: como resultado de una estrategia digital bien pensada y con la ayuda del extremadamente adaptable software de gestión hotelera SIHOT, los procesos de reserva y administración en línea se han optimizado y simplificado tanto para los huéspedes como para el personal. De hecho, en el año 2021, y pese al coronavirus, la asociación estatal consiguió alrededor de 370.000 reservas familiares en línea, casi tres veces más que la segunda y tercera asociación estatal con más reservas.

Los Youth Hostels de Renania-Palatinado y Sarre llevan trabajando con SIHOT desde 2004, y con el motor de reservas SIHOT.WEB desde 2008, lo que ha permitido adaptar repetidamente los parámetros de reserva deseados a la estrategia y la evolución del mercado.

1. Reservas en tiempo real 24/7

El reto:
Los sistemas de reserva convencionales de otros albergues juveniles suelen mostrar las habitaciones disponibles en ese momento y enviar una confirmación de la reserva para las consultas en línea. Sin embargo, el personal suele tener que escribir una negativa al día siguiente porque las reservas se solapan en el tiempo y la disponibilidad cambia en cuestión de segundos. Lamentablemente, este proceso supone un gran esfuerzo para el personal y una gran decepción entre los huéspedes.

La solución:
En los Youth Hostels de Renania-Palatinado y Sarre, el motor de reservas SIHOT.WEB comprueba la disponibilidad de las solicitudes de reserva en tiempo real y, si hay habitaciones libres, permite una reserva obligatoria. La asignación de camas y habitaciones, así como la división por sexos, se realiza automáticamente en segundo plano. De este modo, no es posible realizar reservas paralelas simultáneas. Para facilitar el proceso de reserva -y, por lo tanto, lograr una alta tasa de ocupación- la asociación regional renuncia a las restricciones de reserva, como las estancias mínimas o la ocupación fija de las habitaciones. Además, los 42 hoteles de la asociación regional están conectados al sistema de reservas, por lo que los huéspedes pueden utilizar la función de búsqueda «Todos los Youth Hostels» para solicitar todas las capacidades disponibles con unos pocos clics.

«Hemos diseñado nuestro proceso de reserva con SIHOT de tal manera que los huéspedes pueden reservar en línea incluso viajes de grupo complejos de forma inmediata y vinculante, las 24 horas del día y sin restricciones como estancias mínimas o una determinada ocupación de las habitaciones.»

Carsten Groeger, Marketing de los Youth Hostels de Renania-Palatinado y Sarre

2. Central de huéspedes para 42 casas

El reto:
Con alrededor de 480.000 huéspedes que pernoctan (2019) en 42 albergues juveniles afiliados, los Youth Hostels de Renania-Palatinado y Sarre acumulan una gran cantidad de datos de huéspedes. Una inmensa base de datos que es mantenida continuamente por unos 1.000 empleados. Esto no sólo consume mucho tiempo, sino que también es propenso a errores, y dada la creciente escasez de personal en el sector de la hostelería, es un verdadero desafío.

La solución:
Con una orientación estrictamente digital, el equipo directivo también decidió simplificar los procesos internos mediante la estandarización. Menos complejidad, menos esfuerzo, menos errores. SIHOT.CRM permite a todos los empleados de las 42 casas acceder a una interfaz de usuario uniforme y clara. Las bases de datos se comparan y actualizan en tiempo real, lo que también hace que la comunicación con los clientes y el marketing sean mucho más eficaces.

«Lo más sencillo posible para el usuario: esto se aplica no sólo a las reservas en línea, sino también a los procesos internos. Con SIHOT.CRM pudimos crear estructuras obligatorias y uniformes para el mantenimiento de los datos en los 42 hoteles, por ejemplo mediante el diseño claro de las interfaces de usuario y los campos obligatorios.»

Carsten Groeger, Marketing de los Youth Hostels de Renania-Palatinado y Sarre

3. Control frente a reacción

El reto:
Debido a los distintos grupos de destinatarios, los complejos parámetros de reserva y los diversos programas de eventos y ocio, los procesos administrativos de los albergues juveniles son mucho más complejos que los de muchos hoteles. Sin embargo, están sujetos a las mismas condiciones de mercado y deben ser económicamente viables. Además, hasta ahora no existe en el mercado un software especial para albergues juveniles, por lo que muchos trabajan con programas desarrollados por ellos mismos.

La solución:
La estructura modular del software de gestión hotelera SIHOT cubre todos los procesos administrativos de un gran hotel, por lo que todas las funciones relevantes para el control ya están integradas. Esto permite a los Youth Hostels de Renania-Palatinado y Sarre extraer y evaluar con precisión los datos que necesitan para tomar decisiones estratégicas con sólo pulsar un botón. Ya sean tasas de cancelación, previsiones u otros análisis relevantes para el control, las compras y las ventas: Con unos pocos clics, las cifras pueden extraerse y exportarse a Excel. Los datos evaluados de este modo constituyen una buena base para la toma de decisiones, especialmente durante la pandemia. Por ejemplo, el módulo de vales integrado desde 2015 ha permitido que la asociación regional haya superado la pandemia desde el punto de vista económico y haya alcanzado, a mediados de 2022, el nivel de reservas de 2019.

«SIHOT no sustituye las consideraciones estratégicas, pero el software proporciona datos relevantes para la toma de decisiones y también facilita su aplicación.»

Carsten Groeger, Marketing de los Youth Hostels de Renania-Palatinado y Sarre