Moderne Hotels sind im digitalen Zeitalter komplexere Unternehmen als je zuvor. Cloud-basierte PMS-Systeme sind jedoch in der Lage, viele Prozesse zu automatisieren und digitale Effizienz in den täglichen Betrieb zu bringen.
Ein Hotel ist ein komplexes System, das die Aktivitäten vieler Abteilungen umfasst, und jeder einzelne Vorgang muss nachverfolgt werden. Ein Hotel Property Management System (PMS) vereint alle Kernfunktionen wie Reservierungen, Rezeptionsvorgänge und Zahlungen in einem praktischen Softwaresystem. Moderne PMS-Systeme automatisieren viele Prozesse, sorgen für mehr Effizienz im Betrieb und sparen dem Hotelpersonal Zeit.
Hotels aller Größen und Standorte haben sich für PMS-Software entschieden, weil sie sich nicht mehr auf altmodische, zeitraubende Papierprozesse verlassen wollen. Doch viele Hotels arbeiten noch immer mit Excel-Tabellen, Papier und Stift und veralteter Software, obwohl diese den Anforderungen eines modernen Hotels nicht gerecht werden.
Hotel-PMS gibt es in vielen Varianten für verschiedene Ebenen des Hotelbetriebs. Je mehr Dienstleistungen Ihr Hotel anbietet, desto umfassender muss das PMS sein. Die Basismodule sollten immer Reservierungsinformationen enthalten, die Rezeption beim Ein- und Auschecken der Gäste unterstützen und eine zentrale Stelle für das Housekeeping zur Aktualisierung der Zimmerverfügbarkeit bieten. Die meisten flexiblen Systeme wie SIHOT.PMS sind cloudbasiert und modular aufgebaut, so dass jederzeit neue Komponenten nach individuellen Anforderungen integriert werden können und der Zugriff von überall möglich ist.
Die wichtigsten Merkmale eines PMS
Reservierungen
Eine grundlegende Anforderung an ein PMS ist es, Hotelreservierungen zu verwalten. Das Reservierungssystem speichert alle Inventardaten und die Daten der Aufenthalte. Ketten haben in der Regel ein zentrales Reservierungssystem, während unabhängige Hotels über individuelle Systeme verfügen.
Das Reservierungsmodul muss mit der Buchungsmaschine der Hotelwebsite und anderen Vertriebskanälen integriert werden. Zu den wichtigsten Funktionen gehören die Überwachung von Zimmerbuchungen und -verfügbarkeit, die Einziehung elektronischer Zahlungen, die Verwaltung des Zimmerbestands zur Vermeidung von Überbuchungen und der Versand von Reservierungs-E-Mails.
Front-Desk-Betrieb
Das Front-Desk-Modul ermöglicht es dem Personal, viele gästebezogene Aktivitäten durchzuführen, zum Beispiel das Ein- und Auschecken von Gästen, die Verfolgung von Zimmerzuweisungen und Reservierungen, die Bearbeitung von Zahlungen und Quittungen sowie die Ausgabe von Schlüsselkarten. Das PMS zeigt alle Informationen übersichtlich auf Dashboards an. Das PMS sollte auch eine Reihe von Zahlungsoptionen bieten und den sofortigen Versand von Bestätigungs-E-Mails ermöglichen. Die Software muss Rechnungen oder Quittungen erstellen, die beim Auschecken der Gäste ausgestellt werden.
Channel Manager
Um ihre Einnahmen zu maximieren, müssen Hotels ihre Zimmer über verschiedene Kanäle bewerben, darunter ihre eigene Website, Online-Reisebüros (OTAs), mobile Anwendungen und Reisebüros. Die effizientesten PMS-Softwarelösungen verteilen die Bestände über die verschiedenen Kanäle und aktualisieren Verfügbarkeit und Preise in Echtzeit.
Verwaltung der Einnahmen
Das PMS geht Hand in Hand mit einem Revenue Management System (RMS), das den Mitarbeitern hilft, die wichtigsten Leistungsindikatoren des Hotels wie den RevPAR (Umsatz pro verfügbarem Zimmer) und die durchschnittliche Tagesrate (ADR) zu ermitteln. Das RMS stützt sich auf Algorithmen und Preisgestaltungstools, die Hoteliers dabei helfen, ihre Finanzen zu kontrollieren und die besten Preise für ihre Zimmer zu erzielen. Die Daten geben ihnen die Möglichkeit, Preise zu ändern oder Pakete und Angebote einzuführen. Durch die Automatisierung der Prozesse und die Verknüpfung mit dem PMS werden die Preise in Echtzeit aktualisiert.
Mobiles Housekeeping und Wartung
Das Hauspersonal erhält Aktualisierungen auf mobilen Geräten, wenn Kunden auschecken, so dass die Zimmer nicht mehr gereinigt werden müssen. Cloud-basierte Systeme ermöglichen es ihnen, den Status des Zimmers zu aktualisieren, sobald es gereinigt ist. Für die Rezeption ist es einfacher, den Überblick darüber zu behalten, welche Arbeiten noch erledigt werden müssen. Die Wartungsteams profitieren in ähnlicher Weise. Die Software benachrichtigt sie sofort, wenn ein neuer Auftrag vorliegt. Sie können den Fortschritt von Reparaturen aufzeichnen und zusätzliche Hilfe oder Werkzeuge anfordern. In der Zwischenzeit erhält die Rezeption sofortige Updates über den Zustand des Zimmers.
Verwaltung von Kundendaten
In einer derart datengesteuerten Branche muss das PMS vielfältige Informationen über die Gäste speichern. Die Software für das Customer Relationship Management (CRM) speichert Kontaktdaten und Informationen über die Aufenthalte der Gäste und verwaltet Treueprogramme. Das CRM-Modul ist mit der Rezeption und dem Reservierungssystem integriert und sammelt Informationen über die Gäste. Die Datenbank hilft bei Marketingstrategien und der Personalisierung des Gästeerlebnisses.
Point of Sales (PoS)-Dienstleistung
Zahlungen für zusätzliche Einrichtungen, Dienstleistungen und Verkäufe müssen beim Check-out auf die Rechnung gesetzt werden. Die POS-Funktion verwaltet alle diese Zahlungen und automatisiert die Transaktionen. Die Mitarbeitenden im Spa, im Fitnessstudio, im Geschenkeladen und im Restaurant können die Transaktionen mit der Software abwickeln.
Back-Office-Verwaltung
Dieses PMS-Modul erleichtert die Verwaltung der Verwaltungs- und Back-Office-Abläufe. Die Funktionen können die Verwaltung der folgenden Abteilungen und Vorgänge umfassen:
1. Veranstaltungen und Catering; 2. Spa-Bereiche und Fitnessstudios; 3.Personalwesen, einschließlich Schichten und Rechnungen;
4. Analyse der Kosten und Ausgaben; 5. Verkäufe und Werbeaktionen; 6. Überprüfungen
Berichte und Analysen
PMS-Systeme können auf der Grundlage aggregierter Daten automatische Berichte erstellen. Dazu gehören unter anderem Schichtprüfungen, Nachtprüfungen, Steuerberichte, Daten über Check-Ins und -Outs und Housekeeping. Die Finanzberichte werden für Buchhaltungs- und Steuerzwecke benötigt, sie helfen aber auch bei der Entscheidungsfindung.
Was sind die wichtigsten Vorteile eines PMS für Hotels?
Schnellerer, effizienterer Betrieb
Ein cloudbasiertes PMS reduziert den Arbeitsaufwand durch die Automatisierung von Prozessen und die Durchführung von Datenanalysen. Das PMS wickelt komplexe POS-Transaktionen ab und organisiert Housekeeping- und Wartungsaufgaben effizienter. Die Mitarbeiter werden von stundenlanger Routineverwaltung entlastet und können sich mehr um die Gäste kümmern.
Leistungsbewertung
Die Automatisierung reduziert menschliche Fehler. Das PMS verfolgt die Hotelleistung in jedem Bereich und erstellt genaue Berichte und Wettbewerbsinformationen. Anhand detaillierter Statistiken können Hoteliers feststellen, wo die Leistung verbessert werden muss, und gezielte Angebote und Dienstleistungen entwickeln.
Verbessertes Gästeerlebnis
Die Automatisierung der täglichen Abläufe fördert die Qualität der Dienstleistungen. Die Gäste profitieren von schnelleren, effizienteren Prozessen. Das PMS merkt sich auch ihre Präferenzen für das nächste Mal und liefert dem Hotelpersonal nützliche Informationen. Es wird dadurch einfacher, den Aufenthalt der Gäste zu personalisieren.
Hohe Datensicherheit
Ein Cloud-basiertes PMS speichert alle Daten für Download und Analyse. Die Daten werden außerdem verschlüsselt gesichert. Es besteht also keine Gefahr, dass sie bei einem Computerausfall verloren gehen. Die Daten an einem zentralen Ort zu haben, macht das Leben für das Management einfacher, vor allem wenn sich die Hotels an verschiedenen Standorten befinden.
Auswahl eines PMS
Cloud-basierte PMS-Plattformen bieten eine innovative Möglichkeit, mit den Gästen in Kontakt zu treten und gleichzeitig die Infrastruktur und IT-Ausgaben zu reduzieren. Die Systeme werden vom Anbieter verwaltet und sind einfach zu bedienen. Das System von SIHOT basiert auf einem modularen Aufbau, der es Hotels ermöglicht, maßgeschneiderte Lösungen für ihre Bedürfnisse zu erstellen. SIHOT.PMS bietet eine flexible Struktur und ist in der Lage, mit einem Unternehmen zu wachsen, um immer neue Herausforderungen zu meistern.
In weiteren Beiträgen werden wir die Module von SIHOT.PMS genauer analysieren. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie die Website.