¿Qué es un PMS y cómo beneficia a los hoteles?

Dic 7, 2022 | Blog

Los hoteles modernos se han convertido en complejos negocios de la era digital. Pero los sistemas PMS basados en la nube son capaces de automatizar muchos procesos y aportar eficiencia digital a las operaciones diarias.

Un hotel es un sistema de engranajes en el que intervienen las actividades de muchos departamentos y hay que hacer un seguimiento de cada una de las operaciones. Un sistema de gestión de propiedades hoteleras (PMS) reúne todas las funciones principales, como las reservas, las operaciones de recepción y los pagos, en un cómodo sistema de software. Los sistemas PMS modernos automatizan muchos procesos, aportando más eficiencia a las operaciones y ahorrando tiempo al personal del hotel.

Hoteles de todos los tamaños y ubicaciones han adoptado el software de PMS porque no quieren depender de los anticuados y largos procesos en papel. Sin embargo, muchos hoteles siguen atascados en hojas de cálculo de Excel, en un formato de papel y boli y en un software heredado, aunque no estén a la altura de la gestión de un hotel moderno y actual.

Existen muchos tipos de PMS para diferentes niveles de negocio hotelero; cuanto más amplia sea la gama de servicios que ofrece tu hotel, más completo deberá ser el PMS. Los módulos básicos deben incluir siempre información sobre las reservas, apoyar a la recepción con el check-in y check out de los huéspedes y proporcionar una ubicación central para que el servicio de housekeeping actualice la disponibilidad de las habitaciones. La mayoría de los sistemas flexibles, como SIHOT.PMS, están basados en la nube y son modulares, lo que permite integrar nuevos componentes en cualquier momento según las necesidades individuales, al tiempo que son accesibles desde cualquier lugar.

Características principales de un PMS

Reservas

Un requisito fundamental de un PMS es llevar el control de las reservas de hotel. El sistema de reservas almacena todos los datos del inventario y las fechas de las estancias. Las cadenas suelen tener un sistema central de reservas, mientras que los hoteles independientes tienen sistemas individuales.

El módulo de reservas debe estar integrado con el motor de reservas de la página web del hotel y con otros canales de distribución. Las funciones clave incluyen el control de las reservas y la disponibilidad de las habitaciones, el cobro de los pagos electrónicos, la gestión de los inventarios de habitaciones para evitar overbookings y el envío de correos electrónicos de confirmación de reserva.

Operaciones de recepción

El módulo de recepción permite al personal llevar a cabo muchas actividades de cara a los huéspedes, como el check-in y check out, el seguimiento de las asignaciones y reservas de habitaciones, el procesamiento de pagos y recibos, y la emisión de tarjetas llave. Además, el PMS muestra toda la información en cuadros de mando para mayor comodidad.

El PMS también debe ofrecer diferentes opciones de pago, permitir el envío inmediato de correos electrónicos de confirmación y crear y emitir las facturas pendientes a la salida de los huéspedes.

Gestor de canales

Para maximizar los ingresos, los hoteles tienen que anunciar las habitaciones a través de varios canales, como su propia página web, las agencias de viajes online (OTA), las aplicaciones móviles y las agencias de viajes. Los sistemas de software PMS más eficientes distribuyen los inventarios entre los distintos canales, actualizando la disponibilidad y las tarifas en tiempo real.

Gestión del revenue

El PMS va de la mano de un sistema de gestión de ingresos (RMS), que ayuda al personal a ver cómo va el hotel en cuanto a indicadores clave de rendimiento, como el RevPAR (ingresos por habitación disponible) y la tarifa media diaria (ADR).  

El RMS se basa en algoritmos y herramientas de fijación de precios para ayudar a los hoteleros a controlar las finanzas y conseguir las mejores tarifas para sus habitaciones. Los datos permiten tomar decisiones a la hora de modificar los precios o introducir paquetes y ofertas. La automatización de los procesos y la interconexión con el PMS actualizan los precios en tiempo real.

Housekeeping y mantenimiento en el móvil

Los encargados de la limpieza reciben actualizaciones en los dispositivos móviles cuando los clientes se marchan, lo que les permite liberar habitaciones para limpiarlas. Los sistemas basados en la nube permiten actualizar el estado de la habitación en cuanto se limpia. De este modo, a la recepción le resulta más fácil controlar qué trabajos quedan por hacer y en caso de llegada temprana de huéspedes la asignación de habitaciones de forma más rápida.

Los equipos de mantenimiento también se benefician del uso de un buen PMS. El software les informa al instante cuando aparece una nueva tarea. Pueden registrar el progreso de las reparaciones y solicitar ayuda adicional o herramientas. Mientras tanto, la recepción recibe actualizaciones instantáneas sobre el estado de la habitación.  

Gestión de datos de clientes

En un sector tan orientado a los datos, el PMS tiene que conservar la información sobre los huéspedes. El software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) almacena los datos de contacto, la información sobre las estancias de los huéspedes y gestiona los programas de fidelización.

El módulo CRM se integra con la recepción y el sistema de reservas, recopilando información sobre los huéspedes, como sus preferencias o solicitudes durante su estancia. La base de datos ayuda a las estrategias de marketing y a la personalización de la experiencia de los huéspedes.

Servicio de punto de venta (PoS)

Los pagos por instalaciones, servicios y ventas adicionales deben añadirse a la factura en el momento del check out. La función POS gestiona todos estos pagos y automatiza las transacciones. El personal del spa, el gimnasio, la tienda de regalos y el restaurante pueden gestionar las transacciones directamente con el software.

Gestión del back-office

Este módulo del PMS facilita la gestión de las operaciones administrativas y de back-office. Las funciones pueden incluir los cometidos de los siguientes departamentos y operaciones:
1. Eventos y catering. 2. Spa y gimnasios. 3. Recursos humanos, incluyendo turnos y facturas. 4. Análisis de costes y gastos.
5. Ventas y promociones. 6. Revisiones.

Informes y análisis

Los sistemas PMS pueden generar informes automatizados basados en datos agregados. Estos pueden incluir auditorías de turnos, auditorías nocturnas, informes fiscales, datos sobre entradas y salidas y limpieza y mantenimiento de las habitaciones. Los informes financieros serán necesarios a efectos contables y fiscales, pero también ayudan a la toma de decisiones.

¿Cuáles son las principales ventajas de un PMS para los hoteles?

Operaciones más rápidas y eficientes

Un PMS en la nube reduce la mano de obra automatizando los procesos y realizando análisis de datos. El PMS gestiona las complejas transacciones de los puntos de venta y organiza las tareas de limpieza y mantenimiento de las habitaciones de forma más eficiente. El personal se ahorra horas de administración rutinaria y se libera para dedicar una mejor atención a los huéspedes.

Evaluación del rendimiento

La automatización reduce los errores humanos. El PMS hace un seguimiento del rendimiento del hotel en todos los ámbitos, produciendo informes precisos e inteligencia competitiva. Las estadísticas detalladas te permiten determinar dónde hay que mejorar el rendimiento y desarrollar paquetes y servicios específicos.

Mejora la experiencia de los huéspedes

La automatización de las operaciones diarias fomenta la calidad de los servicios. Los huéspedes se benefician de procesos más rápidos y eficientes, además, el PMS recuerda sus preferencias para la próxima visita, proporcionando información útil para el personal del hotel. Así, es más fácil personalizar la estancia de los clientes.

Alta seguridad de los datos

Un PMS en la nube almacena todos los datos listos para su descarga y análisis. Éstos se guardan encriptados y con una copia de seguridad, por lo tanto no hay peligro de que desaparezcan si se estropea un ordenador. Además, tener los datos en un lugar centralizado facilita la vida a la dirección, especialmente si se cuenta con varios hoteles y en diferentes lugares.

Selección de un PMS

Las plataformas de PMS en la nube ofrecen una forma innovadora de relacionarse con los huéspedes al tiempo que reducen la infraestructura y el gasto en IT. Los sistemas son administrados por el proveedor y muy fáciles de usar.

El sistema de SIHOT se basa en una estructura modular que permite a los hoteles crear soluciones personalizadas según sus necesidades. SIHOT.PMS tiene una estructura flexible y adaptable capaz de crecer con la empresa y ayudarle a afrontar los nuevos retos del mercado de la hospitalidad.

En futuros blogs analizaremos los módulos de SIHOT con más detalle. 

Para obtener más información, visita SIHOT.