Hotelbetrieb – wie man die digitale Effizienz in Hotelteams steigert

Okt 6, 2021 | Blog, SIHOT

Wie digitale Kommunikation dabei helfen kann den Ablauf Ihres Hotelmanagements zu verbessern und den Druck auf Ihre Teams zu verringern.

Die globale Hotellerie kämpft seit langem mit Personalengpässen. Schwankender, saisonaler Arbeitsaufwand und Personalmangel, gepaart mit Schnäppchentourismus und niedrigen Gewinnspannen, führen dazu, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, Stellen zu besetzen.

Die Situation hat sich in den letzten Jahren weiter verschlimmert: Großbritannien versucht kontinuierlich freie Stellen zu besetzen; in Italien beträgt der Personalmangel etwa 10%; in Deutschland hat jeder sechste Arbeitnehmer die Branche verlassen. Auf der anderen Seite des Atlantiks, in den USA, ist bekannt, dass ein Drittel der ehemaligen Hotelangestellten nicht in den Sektor zurückkehren wird.

Mitarbeiter – oft in gering qualifizierten Positionen – leiden unter Druck, langen Arbeitszeiten, Schichtarbeit, hohen Erwartungen und Gästebeschwerden. Unternehmen müssen nicht nur die richtigen Talente finden, sie müssen auch ausreichend Mitarbeiter haben, um die von Auslastung, Krankheit und Urlaub abhängigen Kapazitätsanforderungen zu bewältigen. Gleichzeitig müssen neue Herausforderungen, hervorgerufen durch die Pandemie, wie zum Beispiel Homeoffice und soziale Distanzierung gelöst werden.

Smarte Hospitality-Unternehmen setzen auf Technologie, um das Teammanagement zu unterstützen und den Hotelbetrieb zu optimieren. Tech kann Unternehmen dabei helfen, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit im richtigen Bereich bereitzustellen. Es löst auch systematische Probleme von Gastgewerbeunternehmen, einem Sektor, in dem die Mitarbeiter selten zentralisiert und über einen großen Standort verteilt sind. 

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Gehen Sie auf Gästewünsche ein

Hotels müssen das gesamte Gästeerlebnis in den Vordergrund stellen – von dem Moment an, in dem ein Kunde mit dem Betrieb zum ersten Mal in Kontakt tritt, bis hin zur Bewertung nach dem Aufenthalt. Nur so können Hotels die Bedürfnisse der Gäste in dem Moment erfüllen, wenn sie auftreten.

Hygienestandards und Maßnahmen zur sozialen Distanzierung sind durch die Pandemie in den Fokus der Gäste gerückt. Technologien zur Digitalisierung von Prozessen, können viele Touchpoints reduzieren – einschließlich Check-in/out und Gästekommunikation. Die Implementierung dieser Technologien hilft Hotels die Bedürfnisse Ihrer Gäste zu erfüllen und gleichzeitig den Druck auf die Mitarbeiter zu verringern.

Das PMS eines Hotels ist der Schlüssel zur Steigerung der Effizienz – es hat bereits in zahlreichen Fällen die manuelle Dateneingabe ersetzt oder die Kommunikation digitalisiert und vereinfacht. Die Verwendung eines Dashboards liefert dem Personal Daten, die zeigen, wie viele Ankünfte, Abreisen und Aufenthalte erwartet werden. Teams können ihre Aufgaben besser verwalten, während Manager Einblicke erhalten, die bei der Planung von Dienstplänen helfen. Neue Teammanagement-Plattformen halten die Mitarbeiter in Echtzeit über Änderungen auf dem Laufenden, egal ob sie vor Ort oder zu Hause sind. 

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Planen und verwalten Sie Teamressourcen effektiv

Aktivitäts-Dashboards bieten Einblicke für eine ganzheitlichere Sicht auf das Geschäft, heben Bedarfsbereiche hervor und können zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz verwendet werden. Zu wissen, wann, wo und was benötigt wird, ermöglicht es Managern und Direktoren, den Ressourcenbedarf besser zu antizipieren. Dies kann dazu beitragen, den Druck auf das Team zu verringern sowie Zeit und Geld zu sparen.

Ein zentrales Hotelmanagementsystem, das alle Abteilungen mit Live-Updates versorgt, hilft Hoteliers, auf dringende Angelegenheiten zu reagieren und Aufgaben effizienter zu planen. Für Wartungsteams kann die Technologie dabei helfen, die Ressourcen und Anforderungen für anfallende Aufgaben zu ermitteln.

Die Teamproduktivität wird durch digitale Aufzeichnungen ermittelt. Somit stellt das Unternehmen optimales Ressourcenmanagement sicher und ist in der Lage schnellstmöglich auf sich ändernde Anforderungen und Gästeerwartungen zu reagieren. SIHOT.PMS bietet beispielsweise Housekeeping- und Wartungsupdates und verschiedene interne Kommunikationstools.

 

Management eines Remote-Teams

Während der Pandemie hat die Remote Arbeit und Arbeit aus dem Homeoffice einen neuen Stellenwert erhalten. Neue Tools helfen dabei Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Angesichts der Vielfalt der Rollen in der Hotelbranche– oft mit verschiedenen Abteilungen, die an verschiedenen Standorten und zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten – ist das effektive Management von Remote-Arbeit der Schlüssel zum Geschäftserfolg.

Auf Cloud-basierte Systeme und Anwendungen können Mitarbeiter auf ihren persönlichen Geräten sowie auf Arbeitsgeräten von jedem Standort aus zugreifen. Durch die Anmeldung in einem Cloud-basierten PMS System kann der Mitarbeiter sich jederzeit von überall über Updates informieren. Housekeeping ist ein großartiges Beispiel für das Management eines Teams, das an verschiedenen Positionen innerhalb eines Hotels arbeitet. Digitale Tools machen Notizen und Zwischenablagen überflüssig. Der Zimmerstatus kann transparent geändert werden und das Team kann sich in Echtzeit über die zu erledigenden Aufgaben informieren. Wenn etwas repariert werden muss kann das Housekeeping Teams durch das interne Nachrichtensystem das Maintenance Team informieren, welches wiederum nach der Erfüllung der Aufgabe den Zimmerstatus updaten kann.

 

Sicherheits-Compliance

Risiken müssen bei neuen digitalen Systemen berücksichtigt werden, und während es toll ist, das Cloud-basierte Plattformen den Zugriff von überall ermöglichen, ist es wichtig, die Sicherheit in den Vordergrund des Betriebs zu stellen.

Als Unternehmen haften Sie für den Verlust von Mitarbeiter- oder Kundendaten. Nehmen Sie sich also die Zeit, mit Technologieanbietern über die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften, den Umgang mit Daten und Sicherheitsrisiken zu sprechen. Einige Systeme erfordern die Installation von dedizierten Terminals in einem integrierten sicheren System, das Ihren Mitarbeitern Systemzugang in einer sicheren Umgebung ermöglicht.

In einer Branche, in der wir weder die Nachfrage noch die Erwartungen jedes einzelnen Gastes vorhersagen können, ist es wichtig, bei der Personalbesetzung flexibel und vorausschauend vorzugehen. Informationen transparent zur Verfügung zu stellen und den Mitarbeitern Zugang zu Ressourcen zu geben, mit denen sie sich über die Betriebsleistung informieren können, hilft ihrem Team Prioritäten zu setzen und das Gasterlebnis in den Mittelpunkt zu stellen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Berichte für den Hotelbetrieb erstellen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen aufrechterhalten können.