Operaciones hoteleras: cómo impulsar la eficiencia digital entre los equipos hoteleros

Oct 6, 2021 | Blog, SIHOT

Mejora la comunicación entre departamentos con el objetivo de simplificar el mantenimiento y la limpieza del hotel, al tiempo que reduces la presión sobre tus equipos.

Durante mucho tiempo, el sector hotelero mundial ha luchado contra la falta de personal. La estacionalidad que a menudo caracteriza a este negocio, unido al personal especializado disponible, así como los periodos de vacaciones del mismo y los bajos márgenes de beneficio, hacen que muchas empresas con presupuestos más limitados se vean en un esfuerzo constante para cubrir y asegurar sus puestos.

El impacto de estas variables ha aumentado en los últimos años: el Reino Unido lucha sistemáticamente contra un elevado nivel de vacantes ; en Italia la escasez de vacantes ronda el 10%; en Alemania, uno de cada seis trabajadores ha abandonado el sector. Al otro lado del Atlántico, en EE.UU, un tercio de los antiguos trabajadores de hostelería no volverán al sector.

El personal -a menudo en puestos poco cualificados- se encuentran muchas veces bajo presión, con largas jornadas y trabajando a turnos o con turnos partidos para hacer frente al alto nivel de expectativas y las quejas de los clientes. El reto para las empresas del sector hotelero no es solo encontrar el talento adecuado, sino que deben tenerlo en cantidad suficiente para gestionar la demanda en función de variables como la ocupación, las enfermedades y las vacaciones del personal. Al mismo tiempo tienen que ser capaces de afrontar cambios derivados de la pandemia, como la adopción del trabajo a distancia y la gestión del distanciamiento social.

Las empresas hoteleras están recurriendo a la tecnología para apoyar la gestión de los equipos y garantizar que el negocio funcione de forma más eficiente e inteligente. La tecnología es realmente un aliado para que las empresas pongan los recursos adecuados en el área correcta y en el momento adecuado. Esta posibilidad está resolviendo problemas inherentes a las empresas de hostelería, un sector en el que el personal rara vez está centralizado si no que está repartido por un gran recinto, trabajando en diferentes patrones y turnos.

woman enjoying bath

Responder a las demandas de los huéspedes

Las empresas de hostelería tienen que dar prioridad a la experiencia global de los clientes, desde el momento en que entran en contacto con ellos hasta los comentarios posteriores a su estancia. Esto significa responder a las necesidades de los huéspedes, a medida que surgen.

El sector también debe tener en cuenta las elevadas normas de higiene, los protocolos de distanciamiento social y los procesos de gestión de huéspedes. Hoy en día, con la diversificación de las formas de establecer contacto, mediante el uso de tecnologías de digitalización de procesos -incluyendo el check-in y el check-out, los pedidos y las comunicaciones-, los hoteles pueden eliminar algunos puntos de contacto físico. Esto se refleja en la reducción de la presión sobre el personal, ya que su presencia física ya no es necesaria, en determinadas zonas y durante un determinado periodo de tiempo.

El PMS de un hotel es la clave de la eficiencia empresarial: ha eliminado los faxes, la introducción manual de datos y, en muchos casos, incluso la impresión. El uso del panel de control del PMS proporciona datos inmediatos e importantes al personal, como el volumen de llegadas y salidas o las estancias previstas. De este modo, los equipos pueden gestionar mejor sus funciones, por un lado, mientras que los directivos reciben información que facilita la planificación eficaz de los turnos y la gestión del personal mínimo, garantizando la asignación precisa de todos los recursos humanos necesarios. Estas nuevas plataformas de gestión de equipos y turnos en línea mantienen al empleado actualizado con información en tiempo real, tanto si están presentes como si trabajan desde casa.

online documentation

Programar y gestionar eficazmente los recursos

La información global sobre las operaciones, disponible, accesible y centralizada en cuadros de mando, proporcionan una visión más holística de la empresa, destacando las áreas y los periodos de mayor demanda, lo que permite mejorar la eficiencia operativa. Saber cuándo, dónde y qué se necesita permite a los gestores y directores anticipar mejor las necesidades de recursos. Esto reduce la presión sobre los equipos, y ahorra tiempo y dinero.

Disponer de un sistema central de gestión hotelera que proporcione actualizaciones en tiempo real a todos los departamentos facilitará a los hoteleros dar respuesta a los problemas urgentes y a la planificación de las tareas y operaciones de forma más eficaz. En lo que respecta a los equipos de mantenimiento, la tecnología les ayuda sin duda a identificar los requisitos del servicio a prestar así como los recursos necesarios para cada tarea.

La productividad de los equipos también puede documentarse a través de registros digitales, lo que permite a la empresa cumplir con las normas y, al mismo tiempo, garantizar respuestas adecuadas del sistema ante los cambios en las necesidades de gestión del hotel y a las expectativas de los huéspedes. Por ejemplo, el SIHOT.PMS presenta informes y listados de habitaciones para el servicio de limpieza, junto con funciones adicionales como la actualización del estado de las habitaciones, los objetos perdidos y el registro de tareas específicas.

 

Gestionar un equipo a distancia

La pandemia debería haber ayudado a las empresas a gestionar el personal a distancia, con todo un nuevo conjunto de herramientas para mantener a los empleados comprometidos y bien informados. La diversidad de funciones que caracteriza a las empresas de hostelería -a menudo con diferentes departamentos que trabajan en diferentes lugares y en diferentes horarios- hace que la gestión eficaz del trabajo a distancia sea clave para el éxito de la empresa.

Los empleados pueden acceder fácilmente a los sistemas y aplicaciones basados en la nube tanto en sus dispositivos personales como en los del trabajo, en cualquier punto de las instalaciones. De este modo, el personal puede acceder a las actualizaciones desde cualquier lugar con solo conectarse a su PMS. El servicio de limpieza es un gran ejemplo de este avance en el trabajo diario: las herramientas digitales eliminan la necesidad de notas y portapapeles, y en su lugar actualizan a todos los implicados en tiempo real sobre los trabajos necesarios y su progreso para tener una habitación de nuevo disponible. La mejora de la comunicación entre los equipos de limpieza y de mantenimiento elimina la necesidad de tomar notas a mano sobre las incidencias en las habitaciones, que podrían perderse o extraviarse provocando retrasos en el trabajo.

 

Cumplimiento de la seguridad

Dentro de los nuevos sistemas digitales, hay que tener en cuenta el potencial de riesgo, y aunque las plataformas basadas en la nube permiten el acceso desde cualquier lugar -lo que es realmente una ventaja, ya que el personal puede acceder a la información desde cualquier lugar-, es esencial situar la seguridad en el centro de las operaciones.

Cada empresa es responsable de cualquier pérdida de datos de empleados o clientes, así que es necesario dedicar tiempo a hablar con los proveedores de tecnología sobre el cumplimiento de la seguridad y cómo gestionar los datos y los riesgos de seguridad.  Algunos sistemas requieren que los terminales se instalen dentro de un sistema seguro integrado, lo que permite al personal acceder en un entorno totalmente seguro.

En un sector en el que no es fácil anticiparse a la demanda ni predecir las expectativas de cada cliente, es importante adoptar un enfoque flexible y de apoyo cuando se trata del propio personal. Proporcionar a los empleados el acceso a herramientas y recursos que les permitan estar informados de la evolución y los cambios de la empresa les ayudará a definir sus prioridades y a garantizar que la experiencia del cliente siga siendo el centro de la prestación de los servicios.

Descubre cómo puedes crear informes personalizados para las operaciones del hotel y mantener una comunicación fluida entre los departamentos.