Die „virtuelle Müdigkeit“ hat sich eingestellt, persönliche Treffen sind wieder gefragt. Überprüfen Sie die Trends im Bereich Meetings und Events, um die neuen Möglichkeiten zu nutzen.
Während sich die Welt in der „neuen Normalität“ einrichtet, spielen Meetings eine wichtige Rolle in der Unternehmenslandschaft. Wenn Hotels und andere Anbieter von Veranstaltungsorten die Trends in der Meeting- und Eventbranche kennen, können sie ihr Angebot optimal auf die Bedürfnisse ihrer Kunden abstimmen.
Laut der American Express 2023 Global Meetings and Events Forecast wird 2023 das Jahr der „kleinen und einfachen“ Meetings sein. Damit wird dem Bedürfnis von Arbeitnehmern entsprochen, sich mit ihren Teams persönlich zu treffen, und von Unternehmen, gelegentliche Zusammenkünfte zu veranstalten, um wichtige Themen voranzutreiben.
Kleine Meetings sind eine große Chance
Der Trend zu „kleinen und einfachen“ Meetings bietet eine große Chance für Hotels und Veranstaltungsorte jeder Art und Größe, da die Bedürfnisse von einer formellen Vorstandssitzung bis zu einem entspannten Teamplanungstag reichen können.
Da immer mehr Mitarbeitende von zu Hause arbeiten – sei es eine vollständige Homeoffice-Lösung oder eine Mischform – entsteht hoher Bedarf an persönlichen Treffen, die konzentriert und produktiv sind.
Diese können die Form von zwanglosen Tagen haben, an denen sich das Team kennenlernt, um die Unternehmenskultur und die Zusammenarbeit zu vertiefen und gleichzeitig die Moral und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verbessern. Bei den Treffen kann es sich um ein regelmäßiges Treffen außerhalb des Firmengeländes oder um ein Planungsmeeting handeln, das der „virtuellen Müdigkeit“ entgegenwirkt, die die Mitarbeitenden verspüren, nachdem sie mehr als zwei Jahre lang auf Zoom-Meetings angewiesen waren. Oder es handelt sich um Kunden- oder Stakeholder-Meetings, die zwar formellere Präsentationstools erfordern, aber dennoch einfach zu planen sind.
Laut dem Bericht von American Express wird der größte Anstieg der Teilnehmerzahlen bei internen Teambesprechungen und Schulungen, bei Produkteinführungen und bei den bereits erwähnten „kleinen und einfachen Meetings“ prognostiziert.
Vorbereitung der Tagungsräume
Für Hoteliers ist dies die perfekte Gelegenheit, kleinere Räume zu nutzen, die vor der Pandemie vielleicht übersehen wurden. Ganz gleich, ob es sich um ein kleines Sitzungszimmer oder ein als Speiseraum umfunktioniertes Schlafzimmer handelt – es ist an der Zeit, Ihre Räumlichkeiten mit neuen Augen zu betrachten und zu überlegen, wie Sie diesen wachsenden Trend nutzen können.
Bieten Ihre kleinen Besprechungsräume ausreichende Beleuchtung und eine angenehme Umgebung? Ist der Weg der Kunden in diesen Raum gut ausgeschildert? Ist der Raum genauso gut ausgestattet und gepflegt wie Ihre großen Besprechungsräume? Gibt es einen alternativen Raum, den Sie anbieten können und der ein einzigartiges Ziel für Tagungsorganisatoren darstellt, die etwas Ungewöhnliches und besonders Unvergessliches suchen?
Genauso wie ein Hotelier regelmäßig die Qualität der Zimmer und des F&B-Service prüft, sollten Sie auch Ihre MICE-Räume besichtigen und den Weg des Kunden berücksichtigen. Arbeiten Sie mit Ihrem Wartungs-, Housekeeping- und Veranstaltungsteam zusammen, um sicherzustellen, dass das Erlebnis den Erwartungen entspricht. Denn wie alle anderen Elemente Ihres Gästeservices ist auch die Erfahrung Ihrer Tagungskunden entscheidend für den langfristigen Geschäftserfolg.
Technologische Innovation
Der Bericht unterstreicht auch den Trend zur Automatisierung von kleinen und einfachen Meeting-Buchungen, insbesondere bei der Angebotsanfrage. Für Meeting- und Event-Anbieter ist die Automatisierung ein wichtiges Mittel, um die zeitaufwändigen Anforderungen an die Mitarbeiter zu verringern und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich auf eine umfassendere Verkaufsstrategie zu konzentrieren und den Kunden vor Ort einen außergewöhnlichen Kundenservice zu bieten.
Da die Vorlaufzeit im Vergleich zu 2019 um 25 Prozent kürzer ist (American Express 2023 Global Meetings and Events Forecast), werden Prognosen weiterhin schwierig sein. Der Einsatz von Technologien wie SIHOT for MICE zur Unterstützung des Gruppenmanagements, des Ratenmanagements und wichtiger Bereiche des Verkaufsprozesses hilft Hoteliers und Veranstaltungsortanbietern, ihre Einnahmen zu maximieren und gleichzeitig den Stress für Organisatoren und Mitarbeitende zu minimieren.
Unsere SIHOT for MICE-Lösung erstellt auch Grundrisse, erstellt automatisch Veranstaltungsverträge und Funktionsblätter – einschließlich der direkten Weiterleitung von Änderungen an einzelne Abteilungen – und verwaltet Aktivitäten wie besondere Erlebnisse oder Touren. Die Lösung arbeitet objektübergreifend und ermöglicht es den Gästen, die Verfügbarkeit in mehreren Hotels gleichzeitig zu prüfen, wodurch die Mitarbeitenden im Verkauf und in der Reservierung entlastet werden.
Fazit
Die Veranstaltungsbranche hat eine schwierige Zeit hinter sich, und während Großveranstaltungen nach wie vor stattfinden, bietet die Zunahme kleinerer Meetings eine hervorragende Gelegenheit, das Geschäft im Jahr 2023 und darüber hinaus auszubauen.
Durch den Einsatz von Technologie zur Unterstützung von Tagungsplanern bei der Buchung, Planung und Durchführung einer Veranstaltung können Hoteliers ihre Mitarbeitenden entlasten, um dadurch die Kundenzufriedenheit kontinuierlich zu gewährleisten.
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