La «fatiga virtual» ha llegado y las reuniones en persona han vuelto. Te traemos las tendencias en el espacio de las reuniones y los eventos para atender las nuevas oportunidades que se presentan.
A medida que el mundo se asienta en su «nueva normalidad», las reuniones desempeñan un papel fundamental en el panorama empresarial. Al comprender las tendencias en el mundo de reuniones y eventos, los hoteles y otros proveedores de espacios pueden adaptar mejor sus ofertas para satisfacer las necesidades de los clientes.
Según las predicciones del Global Meetings and Events 2023 de American Express, este año será el de las reuniones «pequeñas y sencillas», que responden a la necesidad de los trabajadores de volver a conectar con sus equipos en persona y de las empresas de organizar reuniones ocasionales para avanzar en temas clave.
Reuniones pequeñas, la gran oportunidad
La tendencia a celebrar reuniones «pequeñas y sencillas» supone una gran oportunidad para los hoteles y proveedores de locales de todo tipo y tamaño, ya que las necesidades pueden variar desde una reunión formal de la junta directiva hasta una jornada de planificación de equipo más relajada.
A medida que los empleados trabajan desde casa -ya sea de forma totalmente remota o híbrida-, ha surgido la necesidad de celebrar reuniones en persona que sean focalizadas y productivas.
Estas pueden adoptar la forma de jornadas informales para unir equipos, diseñadas para inculcar un sentido más profundo de la cultura corporativa y la colaboración, a la vez que se fomenta la moral y el bienestar de los empleados. Las reuniones pueden ser una puesta al día periódica fuera de la empresa, o una reunión de planificación para hacer frente a la «fatiga virtual» que la gente siente después de vivir durante más de dos años dependiendo de las reuniones de Zoom. O pueden ser reuniones con clientes o partes interesadas, que requieren herramientas de presentación más formales, pero que siguen siendo sencillas en su planificación.
Según el informe de American Express, se prevé que el mayor aumento de asistentes proceda de: reuniones internas de equipo y formación; lanzamientos de productos; y las mencionadas «reuniones pequeñas y sencillas». Además, aquí en España se prevé que la recuperación completa se consiga en 2024.
Prepara los espacios de reuniones
Para los hoteleros esta es la oportunidad perfecta para utilizar espacios más pequeños que quizás se pasaron por alto antes de la pandemia. Tanto si se trata de una pequeña sala de juntas como de una habitación convertida en comedor, es el momento de analizar con una nueva perspectiva las instalaciones y considerar cómo puedes aprovechar esta tendencia creciente.
¿Tus espacios pequeños de reunión ofrecen una iluminación adecuada y un entorno cómodo? ¿Está bien señalizado el recorrido físico del cliente hacia ese espacio? ¿Dispones del espacio y de la atención como en tus grandes espacios de reunión? ¿Existe un espacio alternativo que pueda ofrecer un destino único para los organizadores de reuniones que busquen algo inusual y memorable?
Del mismo modo que un hotelero comprueba regularmente la calidad de las habitaciones y el servicio de restauración, recorre tus espacios MICE y ten en cuenta el recorrido del cliente. Trabaja con tu equipo de mantenimiento, limpieza y eventos para asegurarte de que la experiencia está a la altura de las expectativas. Porque, al igual que todos los demás elementos del servicio a los huéspedes, la experiencia de los clientes de sus reuniones es esencial para el éxito del negocio a largo plazo.
Innovación tecnológica
El informe también destaca la tendencia a la automatización de las reservas de reuniones pequeñas y sencillas, especialmente durante el proceso de solicitud de propuestas.
Para los proveedores de reuniones y eventos, la automatización es una forma clave de aliviar las demandas de tiempo del personal y liberarlos para que se centren en una estrategia de ventas más amplia y en proporcionar a los clientes in situ un servicio de atención al cliente excepcional.
Con plazos de entrega un 25% más cortos que en 2019 (American Express 2023 Global Meetings and Events Forecast), la previsión seguirá siendo complicada. El uso de tecnologías como SIHOT para hoteles MICE apoya en la gestión de grupos, de tarifas y a las áreas clave del proceso de ventas ayudando a los hoteleros y a los proveedores de salas a maximizar los ingresos y a minimizar el estrés de los organizadores de reuniones y del personal interno.
Nuestra solución SIHOT para hoteles MICE también crea planos de planta, contratos de eventos y hojas de funciones automáticamente -incluyendo el reenvío de cambios directamente a los departamentos individuales- y gestiona actividades como experiencias o tours. Funciona en varios establecimientos, lo que permite a los huéspedes comprobar la disponibilidad en varios hoteles al mismo tiempo, aliviando la carga de trabajo del personal de ventas y reservas.
Conclusión
El sector de los eventos ha atravesado una época difícil y, aunque todavía se celebran grandes eventos, el aumento de las reuniones más pequeñas ofrece una excelente oportunidad para desarrollar el negocio en 2023 y más allá.
Al utilizar la tecnología para ayudar a los planificadores de reuniones a reservar, planificar y ejecutar un evento, los hoteleros pueden liberar tiempo del personal para garantizar la satisfacción del cliente.
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